公司档案整理归档方法
档案管理指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。但是好多家公司都不知道该怎么去整理档案。
首先，我们要先给档案做一个分类：
1、档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
2、档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。
3、同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。
4、每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。
5、档号之表示方式如下
A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。
6、有的也可按照时间，如外来文件、公司内部文件，财务资料等，以及
工
商变更信息，章程变更信息等．
其次要给档案名称和编号
1、档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容
性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。
2、各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。
3、档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名
称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
4、档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
然后给档案编定
1、案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次
顺序编列档号。
2、案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。
3、档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主
要类别，编列档号。
4、档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订则填写于右上角。
最后归档和清理
1、归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要
使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。
、档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。2企业管理最好把所有资料予以扫描，做成电子文档。档案目录与纸质一致，查找方便。且可以无纸化办公，联合OA软件快速方便。
公司文件资料归档管理制度
第一章
总则
第一条
目的为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。
第二条
适用范围
本制度适用于公司各部门
第二章
归档归类
第三条
公司文件、资料归档的范围和归档分类
公司文件可按照三级类目进行归档，其中，一级类目按照文件类别进行归类，二级类目按照部门进行归类，三级类目按照重要等级进行归类。
一、一级类目
代码类别
范围决定、本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、1行政类决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会
议纪要、公司各类证照。
协议书、年度计划、公司规划、经营情况、委托书、2经营业务类
合同、项目方案等。3劳动人事档案、劳动工资档案等。
人事类
4政府类政府下发至公司的各类文件。
公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音5音像类
像等。
二、二级类目
公司各部门缩写作为二级类目的代码
代码部门RX人事行政部
YF研发部
KF客服SS市场实施
CW财务
三、三级类目
范围
经营战略和经营公开发布的公司经营发展大纲、各类通知和通告、任命、年度总结和领导方针、讲话、一般性会议纪录等
重要等级
一般级文档
代码
A
经营重要经营项目及决策、公司重要会议纪要、项目合同重要项目资料、合同、公司经营情况、技术资,协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同
料,财务资料等。
内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规战略性的合作协议及其合划、经营项目及决策、同等。
重要级文档
B
机密级文档
C
档案保管第三章
档案的保管、调阅与归还第四条
并根据文档的由办公室统一编号后形成《文件档案》,
一、已归档的公司文件、资料,
重要性和相关性交相应部门的专管员保管。并按指定专柜,,由专管员负责填写《文档管理登记表》二、已归档的公司文件、资料
分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。须填写《文档调阅,。一般级公司文档三、公司档案调阅时须填写《文档调阅申请表》须须经主管领导批准后方可调阅。机密级公司文档,,申请表》方可调阅。重要级以上文档
经公司经理批准后方可调阅。
四、公司文件、资料档案跨公司调阅,须经公司经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅，不得复制或带走。
五、档案归还时间为《文档调阅申请表》上填写的时间内，归还时必须填写《文档归
。还登记表》第五条
归档保存期限
一、永久保存:本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资
料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。
二、五年保存:根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。
三、三年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须三年保存的文档。
四、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。
第六条
档案的销毁
一、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。
二、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请表》,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须部门主管批准后方可销毁。机密级公司文档,须经公司经理批准后方可销毁。
三、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。
第四章
附则
第五条
本制度由行政部附则制定、修改、解释。
第六条
本制度自颁布之日起实施。
《文件接收登记表》另附：附表1《文件移交登记表》附表23《文件发放登记表》
附表
《文档管理登记表》附表
《文档调阅申请表》附表56《文档归还登记表》
附表
《文档销毁申请表》附表8《文档销毁登记表》附表
公司文书归档管理制度（共五则）
第一篇：公司文书归档管理制度
建筑公司文书归档管理制度
第一条：为增加公司文书管理力度，使文书归档规范化、格式化，特制定本制度。
第二条：公司公文是指公司在施工、生产、经营、管理和政治活动中形成的文件、电报、信函、会议记录、纪要、工作计划、总结和有关合同、协议、决议以及报表、图书、照片与其他有保存价值资料。
第三条：公司设立档案室，并由专职文书进行管理。第四条：归档的文件材料按年度立卷，公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。第五条：公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存），结案后及时交文书管理员归档。工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第六条：遵守部门收集、管理文件材料制度。各部门均应设专人（兼职文书）负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定，人员变动应及时通知档案室管理员。
第七条：凡公司缮印发出的公文（含一份打印的正件和附件、批复、请示、转发文件等）一律由档案室统一收集管理。
第八条：一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
1、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参与上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料交到档案室管理员处办理归档手续，档案管理员签字认可后计划财务部才给予核报差旅费。
2、本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料等向档案管理员办理归档手续，档案管理员签字认可后计划财务部才给予报销相关费用。第九条：各部门兼职文书的职责：
1、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门文件材料。
2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好签收手续。
3、承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
第十条：归档范围：
1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
2、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；
3、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书；
4、本公司的指示与上级机关的批复；
5、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等；
6、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；
7、本公司职务任免的文件材料以及关于员工奖励、处分的文件材料；
8、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料；
9、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的简报、照片、录像等。
第十一条：各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由兼职文书集中统一保管。第十二条：各部门应根据业务范围及当年的工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
第十三条：公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门兼职文书归卷。
第十四条：兼职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文
件登记簿上注明。立卷质量要求：
第十五条：为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部门兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
第十六条：案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第十七条：归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第十八条：在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的统一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合并立卷；绝密文件单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。第十九条：不同年度的文件原则上不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。第二十条：卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十一条：卷内文件材料应按照排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角打印页号。
第二十二条：永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整，卷内目录放在卷首。
第二十三条：有关卷内文件材料的说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责，备考表应置卷尾。第二十四条：文书分类标准：
一、经营基本文件
1、章程文件：包括章程的变更；登记；申请等。
2、股东会议文件：包括股东会议记录；股东会议通知；股东出、缺席会议回执；股东名册；股东印章簿等。
3、董事会文件：包括董事就任书；董事会议记录；商业账簿；经营业绩；请示；业务执行文件等。
4、经营业务文件：包括经营方针书；经营计划书；会议资料；重要契约；诉讼文件等。经营组织文件
1、业务机构文件：包括业务机构表；机构调整文件等。
2、业务分工文件：包括业务分工变更方面的文件。
3、职务分工及有关权限文件：包括职务分工变更方面的文件；权限变更方面的文件等。
4、业务管理文件：包括内部监察文件。
5、报告文件：包括各种报告书、信用限度报告书等。
6、会议文件：包括各种会议文件、通告等。
三、业务运营文件：
1、一般事务运营文件
2、总务运营文件
3、人事、劳务文件：包括报纸、杂志上刊登的招聘文件；通过职业介绍所招聘职员的广告；招聘人员情况；履历表；招聘考试题目汇集；考试答卷；应聘者一览表；考试通知书；考试成绩单；聘用通知书；任免文件；公司职员名册等。第二十五条：档案保管期限
一、永久保管的文件
1、登记、特批的重要文件
2、股东会议文件
3、股东名册
4、股东印章簿
5、资产及负债文件
6、理事会文件
7、请示、决议等重要文件
8、重要的契约、申请
9、执照、上级批准证书等
10、土地、建筑物、电话方面的重要文件
11、职员的履历表、应聘书、辞职书等
12、职员名册、人事、保健、工资方面的重要文件
13、章程、公司条例、规则等
14、诉讼文件
15、客户文件
16、重要仪式、典礼方面的文件
17、公司内部出版物、图书登记册
18、年度预算、决算文件
二、十年保管
1、税务方面的重要文件
2、会议文件
3、月决算文件
4、重要商业账簿
5、宣传方面的文件
6、市场调查的汇总报告书
三、五年保管
1、人事方面的文件
2、主要交易凭证
四、三年保管
1、管理人员、公司职员在外部社团担任职务的任免文件
2、政府机关的一般性认可、申请文件
3、公司职员调动、工资、补贴、劳动标准法、保健、卫生防疫的临时性权利、义务类文件
4、有关规定、通告废止的文件
5、事务管理的补充文件
6、税务文件
7、文件收、发文记录
8、市场调查、宣传等企业一般文件
9、购入物品的出纳、保管、移交方面的文件
10、有关动产、不动产方面的简单文件
11、对日后有参考价值的来往文书
五、一年保管
1、来往文书、通知、调查文件、参考文件
2、住址、姓名变更的通知
3、报告制度中规定的日报、周报、月报
第二十六条：本制度经公司总经理办公会讨论通过，自发文之日起开始执行。第二十七条：本制度解释权在综合办公室。另附表：
档案调阅单
档案名称
或收发文号
核批
调阅人
年月日
档号及件数
还卷日期：年月日
经收人签章：
共宗件
注：本单一式二联，第一联于案卷退还后由档案退还调卷人，第二联留存档案股备查。阅档催还单
同志：年月日
经查，您所调阅的下列档案还期已逾，为方便他人使用和管理，望依档案调阅规则于日内送还。档案室
档号
文号
名称
借期
原定
还期
数量
备注
宗
册
阅档催还单存根
借阅人
档号
文号
名称
借期
原定
还期
数量
备注
宗
册
备考表
案卷
机关名称：
立卷单位名称：
案卷目录号：
案卷号：
本卷（簿）内的文件张数：
本卷（簿）内需要说明的情况：
立卷人：
年月日
检查人：
年月日
第二篇：公司文书档案归档制度
第一条归档范围
一、凡是反映集团公司各项经营活动和管理工作的，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
二、集团公司《文书档案归档范围》是参考国家档案局《机关文件材料归档和不归档的范围》等规定，并结合集团公司实际情况制定的。
第二条保管期限
文书档案保管期限分为永久、长期和短期三种。
长期为16--50年，短期为15年以下。
第三条归档时间
集团公司各部门兼职档案员（资料员）负责将本部门已办理完毕的文件材料按分类、整理、立卷，于第二年４月底以前交公司档案室统一保管。
第四条归档文件材料的质量要求
一、各部门文件材料归档率应达到95%以上，完整率应达到90%以上。
二、各部门归档文件材料的种类、份数及每份文件的页数应齐全、完整（包括附件、图表、制表说明、统计分析及有领导批示的底稿等），保持原文件的有机联系。
三、公司制发的文件应归档原件或正本。
四、字迹、印鉴清晰，不得有圆珠笔、纯蓝或红墨水、复写及铅笔字迹。
五、档案室与移交部门依据移交目录清点核对归档文件，履行签字手续。
六、对于不归档的文件也要加强管理，有的文件可以作为资料保存。对确实没有保存价值的文件材料，经有关领导、部门和档案室审定后销毁处理。
文书档案归档范围
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（一）党群工作
１、上级党委颁发的需要执行的文件材料（包括外出开会带回来的）
２、党总支工作计划、总结
(1)党总支计划总结及重要专题汇报
(2)党总支半年总结、党办总结及较重要的专题汇报
(3)党办半年总结、一般的总结汇报材料
３、党总支委员会(包括党政联席会)会议记录
４、领导班子生活会记录
5、领导班子成员述职报告
6、党内统计年报
7、党内职务任免的文件材料
(1)任免党总支书记的决定
(2)任免党支部书记的决定
8、党组织关系介绍信
9、评选先进党支部、优秀党员的文件材料
10、党纪处分材料
11、纪检工作的文件、材料
12、有关党建、组宣、纪检、廉政等工作规章制度
13、有关公司党务工作的各类信息稿件
14、有关共青团工作的文件材料
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（二）行政管理
１、上级机关颁发的文件材料
2、公司召开会议的文件材料
(1)工作会议、重要的专业会议的通知、名单、议程、报
告讲话、决议、决定、记录、纪要、简报等材料
(2)半年工作会、一般专业会议的通知、报告、讲话等材料
3、董事会、监事会、股东会、经理办公会会议记录、纪要、决定
4、公司工作计划、总结、报告
(1)、以上的(2)半年的、重要专题的及部门总结
(3)部门半年总结
5、公司(含以上的)发展规划
6、公司制定的规章制度
(1)公司章程、总经理工作条例等
(2)一般的制度、规定、办法等
(2)半年、季度、月度的7、社会保险统计报表
(1)、决算、汇总的(2)半年、季度、月度的8、人事劳动工资等规章制度及岗位职责
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（六）项目开发
1、集团公司有关开发项目的会议纪要、规定等
2、市场项目管理部和分（子）公司有关项目开发工作的请示、报告及批示（批复）
3、集团公司的建设计划文件
4、市场项目管理部和分（子）公司工程例会会议纪要
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第三篇：档案管理制度一、文书档案立卷归档制度
档案管理制度
文书档案立卷归档制度
一、文件材料的收集管理
（一）坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
（二）凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由综合办公室统一收集管理。
（三）一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。
（四）各部门专(兼)职文书的职责：
1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的一月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
二、归档范围
（一）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
（二）上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
（三）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
（四）本公司的请示与上级机关的批复。
（五）本公司反映主要职能活动的报告、总结。
（六）本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计
报表及简报。
（七）信访工作材料。
（八）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
（九）本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
（十）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
（十一）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
三、平时归卷
（一）各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。
（二）各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
（三）公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。
（四）专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。
四、立卷(案卷质量要求)
（一）为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
（二）案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
（三）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
（四）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；绝密文件单独立卷，少数普通文件如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文件立卷。
（五）不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
（六）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
（七）卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。
（八）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
（九）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
（十）案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
（十一）案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
（十二）案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
（十三）本制度自日起实施。文书档案管理制度
一、总
则
1、文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料，它记录了一个企业的发展历程，为企业的发展
第四篇：公司文书档案管理制度doc范文
壮大提供了文字依据，文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为加速企业规范化管理进程，进一步完善文书档案管理工作，特制订本制度。
2、归档的文书档案应字迹清晰、完整有效。
二、文书档案管理
1、各部门应将文字资料的收集归档工作列入兼职档案员职责范围。
2、文书档案归档范围
凡是企业经营管理活动中形成的具有保存价值的文件材料均应归档，主要包括：（1）具有保存价值的本单位正式收文、发文，除文件的正件外，还应包括它的附件；（2）本单位在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即外部文件），包括请示、报告、项目立项、重要函件、经营合同等；（3）本单位经营管理活动中产生的各种文件材料（即内部文件），如规章制度、调研材料、计划、总结、条例、会议纪要、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等；（4）企业在发
展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。
3、文书档案归档要求
（1）已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存，各部门每季度应将归档的文件材料清理一次，登记造册，对重要的文件要标注密级（绝密、机密、秘密）。
（2）归档的文件材料要收集齐全（包括附件），按照文件形成的先后次序排列清楚，并剔出其中的废稿、重复稿和不重要的便条等。
（3）存档文件必须为原件，至少二份（包括复印件）。
（4）文件归档时要有交接手续。
（5）每年六月份之前，各部门向档案室移交已归档完毕的上一年的文书档案（要办理移交手续）。
（6）各部门的兼职档案员和具体办文人员有责任协助档案管理人员共同做好文件的收集和保管工作。
4、文书档案的借阅
（1）档案室需设立“文书档案借阅登记薄”，凡借阅文书档案者需说明利用目的，并办理借阅手续。
（2）根据公司实际情况，将已存档的文书档案按其重要性分为重要文书档案和一般文书档案两种。
（3）因工作需要借阅属秘密、机密类的文书档案，须经部门负责人、总经办主任、总经理签字后方可借阅，绝密类的文书档
案除需经部门负责人、总经办主任、分管副总经理签字外还必须经总经理签字后方可借阅。如遇特殊情况，属机密、秘密性的文书档案可由部门负责人、总经办主任签字后可借阅。
（4）因工作需要借用一般性文书档案，需部门负责人、总经办主任签字后方可借出。
（5）借阅文书档案使用后应及时归还，借阅时间一般不得超过一天，如因需要超过借阅时间，借阅人应提前向公司办档案室说明，并办理续借手续，否则将根据超过时间长短给予相应处罚。
（6）档案管理员每星期检查一次借阅登记薄，对到期未还的档案应及时催还，归还时要当面点清并放回原处。
（7）借阅人应妥善保管所借出的文书档案，不得损坏、遗失、复印、涂改或转借他人，否则将依照规定给予直接扣罚2-10分；如发生失密、泄密现象，要及时汇报有关领导，采取补救措施，并追究相关人员责任，给公司造成经济损失的，要给予相应的经济处罚，情节严重的给予辞退或开除处理。
（8）凡从总经办借出的文书档案资料，因工作需要复印，需经办公室主任同意签字后，方可复印，使用后需将复印件归还总经办，个人不得留存，如因工作需要无法拿回复印件，需报总经办批准，由办公室主任酌情处理，并在借阅登记薄中注明。
5、文书档案的保管及销毁
（1）档案室档案管理员有责任对各部门文书档案的归档进行监督指导。
（2）公司对所有文书档案实行集中统一管理，由总经办档案室负责。
（3）档案室档案管理员要对各部门移交的文书档案进行必要的整理，并分类、立卷、编目。
（4）文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种，超过保管期限的文书档案经公司办及相关领导批准后可销毁，并建立文书档案销毁清册。
二Ｏ一Ｏ年一月十日
第五篇：XX公司文书档案归档立卷制度
XXX公司文书档案立卷归档制度
(一)总则
第一条
为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。第二条
归档的文件材料必须按立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条
公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
(二)文件材料的收集管理
第四条
坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职档案人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第五条
凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由综合部统一收集管理。
1第六条
一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续。
第七条
各部门专(兼)职档案员的职责：
1、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理借用文件材料登记手续。
(三)归档范围
第八条
重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条
上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条
本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。第十一条
本公司的请示与上级机关的批复。第十二条
本公司反映主要职能活动的报告、总结。第十三条
本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条
信访工作材料。
第十五条
本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十六条
本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十七条
本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。第十八条
本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像、实物等。
(四)平时归卷
3第十九条
各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职档案员集中统一保管。
第二十条
各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
第二十一条
专(兼)职档案员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。
第二十二条
凡属归档范围内的文件材料，各部门应及时存档，任何单位或个人都不能以任何理由据为己有或拒绝归档，如未及时归档，造成的损失由责任人承担。
(五)立卷(案卷质量要求)第二十三条
为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条
案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
4第二十五条
归档的文件材料一般应一式两份，特殊情况至少归档一份。
第二十六条
在归档的文件材料中，将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。每份文件的页数均应齐全完整应。
第二十七条
不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条
卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条
卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。
第三十条
永久、定案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条
有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十二条
案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
XXX公司xxxx年xx月xx日
企业归档文件整理规范
1范围
本标准规定了公司归档文件整理的原则、要求、内容、万话。
本标准适用于公司的归档文件整理工作。
2主体
总经理为档案管理的6.3.1纸质归档文件一件为单位编制页码。
6.3.2页码应逐页编制、分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置；文件正反双面的应双面编页。
6.3.3文件材料已印制成册并编有页码的、拟编制页码与文件原有页码相同的，保持原有页码不变。
6.4装盒
将归档文件按顺序装入档案盒,并填写档案盒盒脊及备考表项目。6.4.1档案盒
a）档案盒封面应标明全宗名称，盒脊厚度可以根据需要为20、30、40、5O等；
b）档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号、机构等必备项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的减号，七件号填写在上格，止件号填写在下格；.6.4.2备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。
a)
盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；
b)
整理人:负责整理归档文件的人员签名或签章；
c)
整理日期:归档文件整理完成日期；
d）检查人:负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章；的平科文部
e）检查日期:归档文件检查完毕的日期。
6.4.3排架
归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法与公司归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。
7归档电子文件的整理要求
7.1电子文件的归档
7.1.1电子文件的归档范围按照分类方案范围确定。
7.1.2归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。
7.1.3电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。
7.1.4加密的电子文件归档时一般应解密，必须加密归档的电子文件要与其解密软件和说明文件一并归档。
7.1.5文件形成部门要负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。
7.2传统载体档案数字化
7.2.1要根据档案保管和利用的实际需要，有选择地对传统载体档案实施数字化。
7.2.2纸质档案数字化和缩微胶片数字化要符合DA\T31和DA\43有关要求。
7.2.3照片档案和声像档案数字化文件格式符合DA\T32格式。
7.2.4数字化生成的档案副本档号与原档案对应。
7.3电子档案的保管
117.3.1电子档案按照档案分类方案进行整理。7.3.2电子档案应存储到脱机载体上。
7.3.3脱机存储电子档案的载体或装具上要贴有注明载体序号、电子档案号、密级、保管期限、存入日期等内容的标签，电子档案载体要设置成禁止写操作的状态。
7.3.4超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，按照纸质档案有关规定执行，对确认销毁的电子档案要有销毁文件目录存档。
12
公司企业文件材料归档制度
公司企业文件材料归档制度是公司管理中非常重要的一项制度，它为企业管理提供了有力支持，有助于推行规范、科学、高效的企业管理方式，从而提高企业运营效益和组织管理素质。下面就此进行详细介绍：
一、制定目的与依据
公司归档制度的制定目的是为了规范公司的文件管理和资料归档工作，保证文件安全、可靠、完整和方便快捷的检索、使用和审查。在此基础上，提高公司管理的科学性、规范性和效率性，促进公司管理水平的不断提高。此外，公司归档制度的制定依据还包括：
1、《中华人民共和国档案法》；
2、《公司文件、资料管理办法》；
3、《公司安全保密制度》；
4、企业管理的实际需求。
二、归档管理的职责与权利
1、公司各部门应当建立文件档案作业流程，实行文件管理条例，加强文件记录、审核、传送、收集、拟拟、复印和销毁等各个环节的管理；
2、各单位应当根据需要设立相应的文件归档保管点，并设置文件柜、密集架等设施，为文件归档保管提供便利和保障；
3、公司应当编写相关的文件、资料归档管理规程，建立、完善文件归档及检索系统，并定期进行文件、资料的安全检查和保密工作；
4、公司财务部门应当对公司财务收支收支凭证、票据、报表、清单等相关文件进行定期归档，保障资产管理的完整性和真实性。
三、归档管理制度及流程
1、文件收集：各部门及时收集、整理、送达其负责收集、整理和落实的文件和资料；
2、文件编号：文件、资料应根据不同的类别、性质、用途、来源、送达和行文方式进行编号，以便于查找、监控和申请；
3、文件鉴定：文件、资料应按照涉及的业务区域、主题、机密等级、用途和收集方法等进行审核；
4、材料缩微：对于文件、资料内容繁多、存放空间不够的情况下，应当进行数字缩微存储，以便于保存和检索；
5、管理保护：公司对于不同级别的机密文件应进行相应的分类保护、定期整理、定时销毁等措施；
6、资料归档：资料归档应按照编号、档案室、存放位置等要素进行归档和管理；
7、文件借阅：文件、资料可通过借阅申请、审批、办理出、入库手续、签字确认等程序进行借阅，并在借阅人员自行归还后进行查验、登记、归档和审核。
以上是公司企业文件材料归档制度的主要内容和流程，落实好这些制度和流程有助于公司在管理方面更加规范化、标准化、化繁为简，也更有利于公司抓住市场机遇，优化组织架构，成为一个优秀的管理与业务实践的实践者。
文件材料整理及归档办法
为了实现文书材料的科学管理，现根据国家有关规定，结合本公司实际情况，特制定本办法。
一、归档范围
凡本公司在工作活动中形成、使用或办理完毕，具有查考利用价值的文件材料，都应齐全完整地收集起来，进行分类、整理、归档保存。文书档案一般包括四个方面的内容：
一是本公司形成的文件；
二是主管单位颁发的文件；
三是下属公司上报的文件；
四是不相隶属单位或公司的参考性文件。
二、归档文件整理分工
1、党组会议记录及党组文件由党组秘书负责整理。
2、总经理办公会议记录、纪要；公司下属各单位以公司名义形成的发文件；本公司组织沿革、大事记；人大建议、政协提案及答复、领导批示办理、情况反馈等文件材料；传真电报、《农业农村工作情况》等材料，由档案室负责整理。
3、本厅向有关上级机关的请示、上级机关的答复、批复文件，各单位应随时送交档案室，由档案室整理归档。
4、以厅名义召开的综合性会议文件、厅领导参加上级机关召开的会议带回文件，由档案室整理；以厅名义召开的专业性会议文件，由主办单位整理。
5、本厅或本厅汇总的各种干部统计报表、干部职工调动工作的行政、工资、党团组织关系介绍信及便函存根、档案转递单存根；干部职工、党团员名册、组织简则等干部人事工作材料和党团工作材料，分别由人事处、机关党委整理归档。
6、纪检监察方面的文件材料由纪检组负责整理归档。
7、对外合作活动中形成的有关文件，由对外合作处负责整理归档。
8、厅机关成立的临时机构形成的文件，由临时机构负责整理归档。
9、几个部门会同办理的文件，由主办单位整理归档。
10、上、下级及同级机关来文，凡是需要办理的，由主办单位整理归档。
三、归档文件整理的方法
根据《归档文件整理规则》讲述的归档文件整理工作的基本环节，我们把归档文件整理方法分成下列十三步：
收集文件—归档范围审查—文件分类—组件—文件修整装订—保管期限审查—排列—加盖填写归档章——编目—装盒—填写盒内备考表—填写档案盒封面、脊背—上架。
1、收集文件。凡是本机关在工作活动中形成或使用的、办理完毕的，对
以后工作有查考利用价值的公文、电报、各种记录、机关出版物以及各种图表、簿册、照片、录音录像等都应齐全完整地收集起来，这些材料来自四个方面，一是本机关形成的；二是上级机关颁发的；三是下级机关上报的；四是同级机关和不相隶属机关抄送的。在收集过程中要注意把好三关，一是齐全完整关，如正文与附件是否齐备，与纸质相配套的其他载体形式的资料是否齐备。二是文件签批关，看文件有没有签批单，签发手续是否完备。三是用笔用纸关，公文用纸要规格统一，尺寸一致。用笔要选用碳素墨水等符合存档要求的书写材料，不要用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。重要的传真件需要存档的，要复印后将复印件与传真件一同存档。随着办公自动化的普及，许多文件都是用微机起草的，对无领导批示和签字的底稿可以不存档，只保存正本和文件签批单即可。
2、归档范围审查
归档范围，就是归档文件整理的范围，一个机关在工作活动和使用的文件材料很多，在这些文件中，不是所有的文件都需要归档，而是要正确区分归档与不归档的文件材料的范围，各机关要根据国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和前面举例的市政府办公室《文件材料归档与不归档范围》，结合本单位实际，按照文件材料收集的四个来源制定自己的《文件材料归档和不归档范围》，在实际工作中要注意，一是确保归档文件的齐全完整，又要防止“有文必档”。二是对不归档的文件材料在单位保存一二年后再按规定销毁，处理不归档文件时，要防止泄密。
3、归档文件分类
按分类方案将归档文件分成大类，在大类下分二级类目，没有三级类目的单位在二级类目下细分大类，如前面举例的海洋渔业局分类方案中的党务类，下分二级类目：党委会议、党组织建设、党务干部任免、党员教育、党风廉政、精神文明建设、党员奖惩、出国政审、其他。如在二级类目下设三级类目，如在党组织建设下设三级类目：成立党组、党支部批复、党员纳新、转正批复等。
4、组件。件，即归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，在实际操作中，将收集来的文件按本级、上级、下级分开，上级、下级文件按收文的时间顺序排列，本级文件按有文号文件、无文号文件、会议文件的顺序排列，以下文件必须作为一件排列在一起；上级的批复与本级的请示、本级的批复与下级的请示、正文与附件、转发件与被转发件、正本与底稿、原件与复制件、多种文字形成的同一文件等等。排列时注意批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；重要规范性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件材料的结论、决定、判决性文件材料在前，依据性材料在后。这里所说的“为一件”就是实体装订在一起，编目时也应视为一条条目，但不允许将同一事由的若干文件作为其中一份主要文件的附件装订在一起，这样容易引起检索混乱，难以查找。如会议文件，会议预备通知、通知、会议日程、领导讲话、典型经验、会议总结等多份文件，这些文件都归属于某一次会议这个事由，但不要装装订在一起，应单份文件装订，按会议日程或时间先后顺序排列。
5、文件修整装订
为保证档案能够长期保存和有效提供利用，在装订前后对不符合归档要求的文件材料进行修整，一是对纸张尺寸不合标准、耐损残缺文件进行修裱。二是对不符合归档要求的书写材料的文件进行复制、传真件要进行复印，为避免粘连，最好采用单面复印。三是超大纸张的折叠，折叠时要注意减少折叠次数，避开图表字迹，从上往下折叠，文件页数较多的，应单张折叠，以方便利用。
文件装订，即用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起。《归档文件整理规则》介绍了多种装订方法，我们推荐使用不锈钢钉装订，装订时一定要选择档案推荐使用的不锈钢钉，禁止使用不符合规范的订书钉。文件采用左上角装订方法，左边、下边要整齐，如果某份文件内容特别多、纸张厚，订书机无法装订，需要用细线装订，装订方法：采用三孔两线装订，细线要将文件左边捆扎起来，以防纸张损坏。
需要说的的是：中央、省驻日照单位，有专业要求的，可按规定装订。
6、保管期限审查
各机关要根据事先制订的文书档案保管期限表，将已分好级别的文件划分为永久、定期两类。
需要注意的是：一是注意文件之间的联系，防止孤立地划分其价值，如果只有请示没有批复，请示就没有意义，因此划分文件材料的保存价值时要注意文件之间的联系，将密不可分和有必然逻辑联系的放在一起来判定它的价值；二是考察文件的实际内容，防止从形式上看其价值，如果与本机关主要职能活动有密切联系、起凭证作用、效益长的价值就高，反之就低。不论是上级、下级还是本机关形成的文件，主要看文件内容的重要程度、作用大小；三研究文件的各种作用，防止片面地看其价值。四是要从长远考虑文件的使用价值，也就是我们说的就高不就低。
7、排列归档文件。归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件的排列次序的过程，排列的原则即事由原则，也就是将同一事由的相关文件排列在一起。事由可以指一件事、一次活动。例如一次请示或报告，批复收到后，就要以视为事由办理完毕，一次会议或一项活动可以视为一个事由，按事由排列文件即反映了文件之间的联系，又可以存取方便，便于检索。
具体的排列方法可分为二步，第一步先将同一事由的文件按一定的顺序排列起来，可按文件形成时间先后顺序或文件重要程度排列。第二步再将不同事由的文件排列起来，可按事由形成时间先后或重要程度排列，也可按作者或承办者的级别排列，会议文件等成套文件可集中排列。
需要注意的问题：一是不宜按收发文字号排列归档文件，造成一个事由分散排列；二是实行“随办随归”的单位，应确保同一归档文件排列在一起；三理注意零散文件的处理，确保归档文件的齐全完整。
8、加盖填写归档章。我们统一要求归档章盖在每份归档文件的上方中间
位置，编号项目分为必备项和选择项，必备项包括全宗号、年度、保管期限和件号，选择项主要是机构（问题）项。全宗号是指一个单位档案进馆后在档案馆内的代号，可暂不填写。年度是指归档文件的形成年度，采用公元纪年，用4位阿拉伯数字表示。如二○○一年表示为“2001”不能简化为“01”。保管期限分为永久、定期。件号分为室编件号和馆编件号两项，室编件号即机关档案室在归档文件分类排列后的顺序号，室编件号应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始编排。馆编件号是档案移交进馆后，按档案馆的有关规定填写的顺序号，可以不填。机构（问题）项，填写时应按分类方案，填写作为分类方案类目名称的机构或问题，如机构或问题名称太长，可使用机关内部规范的简称。
需要注意的是，填写归档章时应选用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水、印泥等，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久材料填写。
9、编目。《归档文件整理规则》所指编目是指编制档案文件目录，归档文件目录的项目包括件号、责任者、题名、日期、页数和备注。件号在最低一级类目中从“1”开始编写。责任者填写机关全称或规范的简称，不得填写“本局”、“本部”等不规范简称。联合发文，一般应填全，如果责任者太多，可适当省略，但立档单位是责任者的必须抄录。填写时要求照实抄录，发文代字、年度、顺序号不能省略。题名一般照实抄录，遇到题名含义不清或不能揭示文件内容的文件，应根据文件内容重新拟写标题，在新拟写标题加??。日期填写用8位阿拉伯数字表示，如1999年1月17日，标注为19900117，也可用月、日回行填写，未注明日期的文件，应根据文件内容加以考证，考证的时间加??。页数即一件文件的总页数，空白页不计算页数，多份文件作为一件时，按各文件页数相加在一起计算，如问题的请示和批复，分别为4页和1页，作为一件时，该件页数应为5页。备注，填写归档文件需要补充说明的情况如文件的缺损、修改、移出、销毁等，如内容太多可在备注栏内加注“＊”字号，将具体情况填写在盒内备考表中。
10、装盒。应按不同类别的归档文件分别装盒，同一类别的可分装几盒，不同类别的不能混装一盒。
需要注意的两点：一是不同形成年度的归档文件不能放入同一盒内。二是不同保管期限的归档文件不能放入同一盒内。
11、填写盒内备考表。用于在盒内归档文件进行必要的说明。盒内文件情况说明，对盒内归档文件收集的齐全程度、文件本身的情况、整理情况等加以说明，整理人填写负责整理本盒归档文件的人员姓名，以明确责任。检查人填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期填写归档文件整理完毕的日期。
12、填写档案盒封面、脊背、档案盒封面。在横线上加盖全宗名称章，使用机关全称。
档案盒脊背、全宗号填写同级档案馆给定的全宗号，也可不填。年度填写盒内文件形成的年度如2000。机构（问题）填写分类方案中相应的机构（问题）
的类目名，如按机构分类可填“办公室”、“业务处”等，按问题分类可填“行政类”、“业务类”等，不按机构“问题”分类的可不填。起止件号填写盒内归档文件排列最前的和最后的件号，件号间用“—”连接。如“1—25”。馆编件号待档案移交档案馆后填写，盒号可一年一断号，也可以以4位数为限，几年一断号。
13、上架。前几步工作完成后，就可以将档案移放档案室保管，上架排列时应注意不要将不同保管期限的归档文件排列在一起，每种保管期限排列后应留有一定空间，以方便上年度档案上架。
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