如何更好的规范办文办会办事程序
如何规范办文办会办事程序
文秘部门的地位和职能决定了文秘工作大到覆盖单位组织的方方面面面，小到涉及部门人员的点点滴滴。作为机关管理工作的一部分，就要求文秘工作事无巨细，都能收放自如。放，要求文秘人员的工作宏观上控制到位，相互衔接。收，要求文秘人员的工作微观上不丢不落，见微知著。收放自如，要求文秘人员能把纷繁复杂的工作分门别类，并用现代科学管理的方法统筹解决。从某种意义说，办文、办会和办事的能力是文秘人员必须熟练掌握的基本功，是工作能力的重要表现。
总体要求：办文、办会、办事的总体要求就是“快、准、细、严、实”五个字。
快，就是要快行动，要快说、快干、快完，讲求效率，要有时效性，说了算，定了干，看轻重缓急，谋先后主次，要有预见性，时时想在先，事事干在前。
准，就是要准到位，要准确及时，讲求筹划，对上路子，吃透上面精神，摸清领导意图，准确传达指示，正确处理事项。
细，就是要细到家，要细致、细腻、细心，讲求质量，有明察秋毫的眼力，有解剖麻雀的手力，统筹谋划，深入考虑，全面权衡。
严，就是要严要求，要严格、严谨、严密，讲求态度，一丝不苟，坚持严格管理，做到职责明确、制度健全、工作有序。
实，就是要实打实，要实心、实意、实干，讲求末端，一抓到底。
实，包涵了方方面面，思想求实、作风务实、学习扎实、工作落实、生活朴实、身体结实等。
第一部分规范办文
办文主要是围绕文书、文件、文字材料3个方面开展工作。这3方面的工作又可以分为3项事务。第一项就是文字工作：主要指文书、文件、信函和新闻稿件的撰写工作，以及领导同志需要的各种文字材料的准备和起草工作。第二项就是文书处理和档案工作：主要指文书
文件办理方面的工作，包括文书的打印、制作，收发、运转、传递工作，立卷、归档工作。第三项就是围绕文书文件要办理的事务。主要指因文书文件产生的、而且需要文秘部门承办的事务。比如一份文件要迅速复制多份下发，有的文书要发传真、电子邮件或者及时登录电子政务网络下载或上传有关文件。
一、发文办理
1.起草：县委办公室公文的起草实行主任负责，办公室和相关部门共同参与的工作机制。对综合性公文，由办公室主任或分管副主任负责，办公室和有关部门共同起草；对方面性公文，由办公室分管副主任负责，有关部门起草；对县委常委会，县委、县政府联席会议产生的《会议纪要》、《批复》等文件，由办公室主任或分管副主任负责，办公室和有关部门共同起草。以县委、县政府或县委办、县政府办联合制发的公文，属于办公室直接起草的，由县委办、政府办安排人员共同起草；属于县委部门或群团组织起草需要审核的，由县委办审核后，再送县政府办审核；属于政府部门起草需要审核的，由县政府办
审核后，再由县委办审核。
2.审签:县委办公室各类公文须经主任审核后，方可送有关领导审签。以县委名义制发的公文须经县委分管领导审签后，再送县委主要领导签发；县委、县政府联合制发的公文，须经县委、县政府分管领导审签后，再送县委、县政府主要领导签发；以县委办或县委办、县政府办名义制发的公文，由主任审核，县委分管领导或县委、县政府分管领导签发，必要时送县委或县委、县政府主要领导审签。公文须经领导签发后方可挂号印制，需要及时发出的紧急公文，如果签发领导不在，可由办公室主任或者副主任请示签发领导，授权审核后挂号印制。
3.登记、印制、盖章:领导审签后的公文，属办公室负责起草的由承办秘书校核，属于部门负责起草的由部门校核，经校核无误后，打印文件清样，交由办公室收发员审查和格式把关后，方可登记挂号，交付印制。印制的文件须经办公室相关文秘人员和印章管理人员再次
进行认真校核把关,分管副主任审核确定无误后方可加盖印章。
4.分送:办公室公文的分送范围由收发员根据公文所规定的发送范围拟定，经分管副主任审定后安排分送。公文应严格按照规定范围分送，必须做到及时、准确、到位，并实行签字制度，紧急公文在规定时限内送出，普发的一般性公文在2个工作日内送出。分送后剩余公文交收发员保存。办公室产生的所有非密级公文加盖印章后，都必须由政务专网文档管理人员负责在电子政务专网上同步发送，并督促收文单位及时签收。
5.领导讲话、工作汇报等其它材料的起草、审定参照上述规范办理。
注：按照两办《关于进一步规范办文办会办事程序的通知》要求，各乡镇、各单位要严格落实公文处理规定，按照行文关系和职权范围行文。属部门职权范围事项，由部门自行发文，不得要求县委、县政府或县委办公室、县政府办公室发文。牵涉多个部门的，由主要部门牵头协商，协商一致后由部门联合发文。需经县委、县政府审批的事项，经县委、县政府同意后，可由部门行文，文中应当注明经县委、县政府同意。
乡镇、部门因工作原因需以县委、县政府、县委办公室、县政府办公室名义制发的文件，按业务归口由各责任乡镇或部门按公文规范要求负责拟稿，并提供相关文件原件或复印件作为发文依据，稿面应附县委办公室、县政府办公室发文稿纸，并按要求填写文件标题、主送、抄报抄送单位、附件、拟文时间、缓急和密级等内容，签署拟稿人姓名，送县委办公室、县政府办公室核稿后呈相关领导签发。
二、来文处理
遵照《中国共产党机关公文处理条例》规定执行，实行限时办结制。
1.签收：收发员（或文书）在收到公文核对清楚后，在对方的送文登记簿上签字（或在电子文档签收清单中签收）。签收中如发现收文份数不符或其它问题的，要及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。
2.拆封：公文由收发员（或文书）拆封，其他人员未经安排不得擅自拆封。标明领导“亲收”的公文、信函，直接送交领导本人，不得拆封。
3.登记：收发员（或文书）要设立专门的收文登记簿，对上级机关公文按收文的登记范围和收文处理的内容要求，逐件进行登记，有条件的填写《文件处理意见单》，送分管政务工作的领导处理；对下级机关送来的周知性文件材料，直接送分管政务工作的领导处理。收发员收到公文后要分类立卷及时送阅，紧急公文要单卷及时送阅，非紧急性公文须在1个工作日内送阅。
4.拟办：负责收文处理的领导在接到收发员送来的文件后，应视公文的内容和性质，按照业务分工提出明确具体的拟办意见，处理公文要分清急缓先后，急件、特急件随到随办，一般来文要在1个工作日内提出拟办意见。
5.传阅：收发员（或文书）要随时掌握领导活动情况，及时送阅文件，紧急重要的文件应及时提醒领导阅示。
6.交办：收发员（或文书）要对领导批示进行认真登记。对需要转交有关部门或人员承办的文件，登记后及时送有关部门或人员阅办，并由签收人员签字。
7.催办：领导批转有关部门或人员办理的文件、电报或其他事项，要适时催办督办，督促承办部门或及时办理并将办理结果向有关领导汇报。
8.归档:办结的文电要注明办结时间，并及时整理入柜，次年3月
底前立卷归档。
注：通过机要密码通信系统接收的各类明密电报，收发员（或文书）要严格收文办理程序，根据情况严格控制阅读范围，办结后及时归档或送回原收文单位。
通过政务专网接收的各类文件电报，收发员要定时查看，当遇政务专网故障时，要及时和上级部门衔接，避免出现遗漏。今后，正常上班时间通过政务专网发送的各类文电，两办将不再进行电话催收。
三、公文处理中需要注意的几点事项
发文办理主要是把好“五关”：政治关、政策关、事实关、格式关、语言关。
1.把好政治关。公文是有规范体式和法定效力的，不能出现政治错误。
①不能违反或不符合党和国家的法律法规。
②公文里面如果出现领导，不能出现姓名、职务、排序上的错误。
③注意公文涉及到的权限的问题。比如说我们发一个通知，这里面要求县级领导出席培训班并发表讲话，这是部门安排权限的问题。领导看了这个通知，他就问谁定的？我怎么不知道？里面有权限的问题就不是简单的问题了，这也是政治。
2.把好政策关。政策必须前后一致，左右一致，需要调整的，必须说明前一条是需要废弃的，保持政策的一致性。
3.把好事实关。事实包括数字、引文、人名、地名，还有公文涉及的一些事情的事实，都必须要把好关，不能出任何差错。
4.把好格式关。公文的格式是规范的，有统一的规定，要严格按照国家行政机关公文处理办法来处理。
①文种不能混用，请示就是请示，报告就是报告。不能叫请示报告，不能把请示写成报告。
②上行文主送机关必须是一个。比如我报一个请示，只能给分管这项工作的领导报一份请示，不能每一个领导都送，那就会出问题。有什么问题呢？就是不同领导的批示可能不一致，最后执行谁的？造成了领导之间的不协调，给上级机关造成了矛盾，最后你自己无所适从，哪个领导的指示你能不执行？不能说合我意的执行，不合我意的不执行。
③发文日期必须是最后一位领导签发的日期，不是我们在起草公文的时候就把日期写上了。
格式里面有很多要求，我讲的这3点都是比较容易出问题的地方，请大家把握好。
5.把好语言关。公文语言要求准确、简洁，不啰嗦，这一点在公文起草时候大家要注意，把握好这一点。要注意用词规范，比如说截
止、截至，后面的截至是及物动词，截止是不及物动词，比如截至到某月某日，这比较准确的，截止某月某日是不对的。还有制订（言丁的订）、制定（确定的定）也是有区别的，前一个制订是在制订方案、制订计划方面的用的比较多，后一个制定主要是用在法律规章方面。
注：这里，需要强调的是，1.凡是送县委、县政府的公文，均统一由县委办公室、县政府办
公室收发室或机要局签收、分发，原则上不得直接送领导个人或其它科室，未签收、登记的公文，原则上不办理。
2.对越级上报、多头请示、文种混用、体例格式等不规范的；对明显不符合公文处理规则的；对明显不符合国家方针政策的；对已正式答复再次报文又没有新增内容的；对没有与有关部门协商，简单将矛盾上交县委、县政府的来文，一律作退文处理。对上报公文涉及到相关政策依据的，应在来文后附上相关政策依据原件或复印件，否则作退文处理。
3.各乡镇、县直各部门和市驻灵各单位报送县委、县政府的请示件、报告件必须由主要领导签发，注明签发人。对不符合报送规定的公文不予收文。
4.转乡镇、部门征求意见的公文，原则上2个工作日内返回意见，重要公文1个工作日内返回意见。意见返回后如有不同意见，由分管领导召开相关乡镇、部门领导协调会，由会议作出办理意见。
第二部分规范办会
所谓办会，就是承办会议事务性的工作。文秘人员办会能力的强弱，直接关系到会议效果，关系到领导的意图能否得到圆满实现。会议一词有两种含义，一是指有组织有领导的商议事情的集会，比如全国人民代表大会、党委会、厂长办公室等；二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织，比如中国人民政治协商会议等。我们这里讲的是指前一种。它至少包含四个要素，即有组织、有领导、商议事情、集会，四个要素缺一不可。
一、会议的类型
会议的类型繁多。从会议的性质看，有党的会议、行政会议。从
会议规模看，有大型会议、中型会议、小型会议。从会议议题看，有综合性会议、专业性会议、专题性会议。从会议的形式看，有例会、临时性会议、电视电话会议，还有多种多样的现场会。从会议的功用看，有商讨、决策性会议，如常委会、党委会、办公会等；有部署工作性会议，如党委扩大会议；有交流表彰性会议，如经验交流会等；有报告、动员性会议，如传达贯彻上级会议精神的报告会、先进单位和个人事迹汇报会等；有调查研究性会议，如就某些问题所举行的汇报会、座谈会和研讨会等；有选举性会议，如党代会、人代会等。
二、会务工作
会议从筹备到善后，有一系列会议秘书工作（也叫会务工作），会务工作做得好坏，是影响会议质量和会议效果的重要因素。会务工作包括秘书工作和事务工作两部分，重要会议还包括安全保卫工作。会务工作一般包括3个步骤，即会前准备、会中服务、会后总结。
1.会前准备工作
拟定会议筹备方案。内容主要包括：会议名称、主办单位、协办单位、时间地点、会议议程、出席领导、参加人员、列席人员、座次安排、安全保卫、文件资料、典型发言、颁奖、经费预算、新闻报道、会场布置、筹备分工等。
会议方案审批。
a.县党代会、县委全委会、县委常委会和县委全委（扩大）会、县委常委（扩大）会及县政府全体会议、县政府常务会议，县委、人大、政府、政协联席会议，由县委办公室或县政府办公室提出会议筹备方案，送县委或县政府分管领导审核后，呈送县委或县政府主要领导审定。
b.以县委、县政府名义召开的方面性工作会议或全县性工作会议,主办部门填报《会议审批呈报单》，并附会议筹备方案及相关材料，由部门主要负责人签字后，提前5天报送县委办公室、政府办公室，由县委办公室、县政府办公室根据申请和县委、县政府总体工作安排，提出会议的初步意见，报县委、县政府主要领导和分管领导审批。需乡镇党政主要领导和县直各部门、市驻灵各单位主要负责人参加的全
县性会议，由县委书记或县长审批。需合并召开的会议，由县委办公室、县政府办公室统筹安排，呈送有关领导审批。
c.以县委、县政府名义临时召开的各种紧急会议，由县委或县政府分管领导直接报经县委或县政府主要领导同意后，责任单位全力以赴承办，县委办公室、县政府办公室协调督促承办单位认真抓好落实。
制发会议通知。通知内容主要包括：会议名称、时间地点、会期、会议内容、参会人员、相关要求等。通知范围包括：出席领导、列席人员、相关新闻媒体记者。
④文件材料准备。主要包括：领导讲话、相关文件、主持词等。
⑤会场准备。根据会议性质在主席台背景处布置党徽或红旗，悬挂会标，摆放花卉，摆放桌椅，清扫卫生。大型会议印制座席表或摆放桌签，小型会议摆放桌签。会场内音响、话筒、灯光等设备应提前
进行调试，确保使用正常。会场应于会前两小时准备到位，特殊情况下最迟应于会前半小时准备到位。
⑥食宿安排。大型会议和有基层代表参加的会议要考虑到住宿和就餐安排。
⑦信访接待及安全保卫。
⑧新闻报道。根据会议需要，安排县委报道组、电视台、政府网站等派记者和工作人员参加会议，负责新闻报道工作。
⑨人员落实。准确收集与会人员名单，重点是参会领导名单拟制出席人员报名情况,向有关领导报告。
⑩会议报到和签到。大型会议，会前半天，在会议食宿接待的宾馆安排人员进行会议报到。小型会议，会前30分钟，在会场门前签到。报到（签到）结束后，应及时汇总参会人数，向会议主持人报告。
2.会中服务工作
根据会议规模，在会场安排工作人员，负责清点参会人数、会议记录和会场服务，办理领导临时交办的任务，维持会场秩序，确保会议顺利进行。
安排服务人员在会场倒水，服务人员着装要整洁，做到庄重大方、规范用语。
县委常委会等重要会议，安排专人负责会议记录，记录应真实、准确、完整，不得随意增删、改动，对于一些重要的会议或领导脱稿讲话的会议，需要录音的做好会议录音。
④会议的保密。对需要收回的会议文件资料，由工作人员负责在
会议结束前及时如数收回。对于涉密的重要会议，凡规定不准记录的会议内容，不得记录，更不得对外泄露涉密内容。
3.会后总结工作
会议结束后工作人员检查会场，查看有无遗留物品、资料。
对需要产生会议纪要的，由参会工作人员及时整理会议纪要，报领导审定后，按规定范围发放；已录音的会议及时对录音进行整理。
大型会议结束后，对会议经费进行结算，并按程序报批。
根据会议的不同类型，在具体操作过程中可适当减少有关环节。
领导临时召集的会议的会务流程是：根据领导安排—确定会议地点—明确会务要求—梳理参会人员并制作通知单—电话通知—通知会议室管理人员准备会议室—会议组织—会务服务。
三、承办会务的基本要求
1.市级领导调研督查全县性活动的各项会务工作，由县委办公室、县人大办公室、县政府办公室、县政协办公室负责承办，有关乡镇、部门协办。市上分管领导调研检查方面性活动或局级以下领导调研督查活动，且县委、县人大、县政府、县政协主要领导或分管领导陪同的各项会务工作，由相对应的办公室予以协助和指导，业务主管部门负责承办。
2.县党代会、县委全委会、县委常委会和县委全委（扩大）会、县委常委（扩大）会及县政府全体会议、县政府常务会议的各项会务工作，由县委办公室或县政府办公室负责承办。
3.以县委、县政府名义召开的方面性工作会议或全县性工作会
议，由业务主管部门牵头承办，负责草拟会议通知、会议材料，提前3天送县委办公室、县政府办公室审核，并做好会议通知分送、会议签到、会议记录、会议组织等各项会务工作，必要时由县委办公室或县政府办公室予以协助、指导和把关。
4.部门召开系统内部的各类会议，均由部门负责通知,并做好各项会务工作。
5.国家、省、市召开的方面性电视电话会议、视频会议，有县上领导参加的，由县委办公室或县政府办公室负责通知，相关业务部门负责做好会场布置、会议签到、会议组织、会议记录等各项会务工作。
6.全县综合性会议费用由县委办公室或县政府办公室负担，方面性会议费用由相关部门（单位）负担。
四、会议纪律
1.单位或个人接到会议（含电视电话会议）通知后，应按通知要求按时参会。凡明确规定参会人员的，原则上不得请假。参会人员因外出学习、参加上级会议、考察或因病等特殊情况确需请假的，应向县委、县政府主要领导或分管领导履行请假手续，并告知县委办公室或县政府办公室；未经批准，不得擅自安排他人顶替参会；经批准可由其他人顶替的，会后要及时了解会议精神，尽快贯彻落实。如经请假但会议有特殊要求不得换人的，会后由主办单位向请假人员补发有关会议文件材料。
2.全县性会议需着正装的，由县委办公室、县政府办公室通知时注明，参会人员自觉遵守。要切实维护会场秩序，会议期间关闭手机
或将其设置为振动、静音状态，并不得接打电话；要认真做好会议记录，会后及时传达会议精神；不得在会场来回走动，随意交头接耳或从事其他与会议无关的活动，严禁随意离开会场或早退。
第三部分规范办事
办事主要指以办公室日常工作为主的事务办理。文秘工作纷繁复杂，涉及面广，除了“办文、”“办会”以外，其他都可以归于“办事”。
一、办事的特点
按政策要求办，遵规守矩，不变通、不走样；按工作程序办，逐级请示报告，有始有终；按职责权限办，不推诿、不争揽，有所为有所不为。
二、办事的基本流程
办事有它一般规律，我这里谈的办事三阶段，也是从对办事的一般规律的认识来说的。
（一）办事之前的工作阶段
“凡事预则立，不预则废”。一事当前，必须注意把握好四个重要环节：调查、策划（预案）、协调、请示。
1.调查。就是调查研究，就是一事当前，我们首先要把事情的来龙去脉、背景材料搞清楚。调查研究必须坚持三项基本原则：客观、全面、深入。
客观，即如实反映客观实际。
全面，即全面地了解情况。倾听各方意见，“兼听则明”。
深入，即深入群众，联系实际。
2.策划。就是筹划、谋划办事的方案。在调查研究的基础上，根据事情的大小、虚实、时限、规模等因素提出2－3个办事方案。并根据实际情况提出最佳方案或者第一方案、第二方案、第三方案，候选方案等。一般来说，我们在办事之前，至少要有两个甚至两个以上的方案。设计方案时，要做到周密、严谨、具有可行性和可操作性，要预计在办事中可能发生的以及不可预计的问题，假如这些问题一旦发生，我们该怎么办。
3.协调。就是解决办事中里里外外的矛盾，抹平方方面面的疙瘩，理顺条条块块的关系，使各种关系达到和谐。协调是一种行为过程，协调工作就是使协调者与被协调者之间或多个被协调者之间和谐统一，步调一致，去完成某项任务，达到某个目标分方式和方法。协调工作不仅在事前要进行，在办事中仍然要进行。那么，我为什么在办事前就提出这个协调问题呢？因为，往往一事当前，我们事先进行协调，后来办起事来就顺利很多，可以起到事半功倍的功效。从某种意义上说，事先的协调比事中的协调更管用，见效更快。
4.请示。就是把调查的来的情况，提出的方案，协调中遇到的问题，在办事前向领导请示，听取领导的意见，及时调整工作方案，并取得办事的确认权、行动权。
调查、策划、协调、请示这四个环节不是截然分开，也不是一步
一步按部就班地进行，它们往往相互交融在一起，是你中有我，我中有你，需要我们机动灵活地掌握。
（二）办事期间的工作阶段
在办事期间必须抓好四个重要环节：实施、督办、报告（阶段性）、调整（操作方案的调整）。
1.实施。就是按照最佳方案也是既定方案去实行，去操作，一丝不苟地去办事。
2.督办。就是催办，就是对所办的事进行查询督促和办理。做好催办工作，不仅可以提醒承办部门及承办人员在规定的时限内把事情办完，而且可以使领导及时了解办事的进展情况。
3.阶段性报告。就是我们在办事还没有完结的时候，向领导报告工作的进度，或者及时向领导报告遇到的新情况、新问题。这个环节也是很重要的，往往工作方案的进一步调整、工作方式的进一步改进，就是在进行了阶段性报告之后产生的。
4.调整方案。就是当在办事过程中遇到了或者发生了新的情况、新的问题、新的困难，原来的方案已经不适用了，及时改进方案，使工作方案与新的形势、新的情况、新的问题、新的政策相适应，保证任务顺利完成，事情能够办好。
这四个环节也不是截然分开的，不是一步一步按部就班地进行的，它们往往相互交融在一起，需要我们机动灵活地掌握。
（三）办事之后的工作阶段
事情办了，但工作还没完。我们有的同志往往事情一办完，就撒手不管，这样是很难提高的。一件事办完后，不管成功与否，都要做好善后工作。善后也有四个环节：总结、材料、汇报、归档。就是及时总结经验教训，并形成书面材料，上报相关领导提出意见。该表扬
的表扬，该批评的批评；该作为成功的范例的就作为成功的范例发扬光大，该吸取教训的就吸取教训作为前车之鉴，最后还一定记得存档，以备日后查询。
三、机关日常事务处理规范
1.亲朋来访型事务。问清来访者姓名、单位、与领导的关系或经
何人介绍、来访事由等基本情况，及时报告有关领导，在核实其真实身份的基础上，按照领导意见进行接待办理；未经领导同意，不能允许来访者进入领导办公室。
2.咨询求助型事务。首先要弄清当事人咨询求助的具体事项，按规定允许公布的，给予热情答复；暂时不宜公布的，委婉作以解释。对具体情况不了解、要求不现实或不属本质工作权限的，要耐心告知原委，并按照归口办理的原则，介绍其到有关职能部门联系办理。对求助要求不合理且不听劝告，滞留不走的当事人，在耐心做好说服劝导工作的同时，可请信访、公安及有关部门配合，将其带离机关。
3.商务型事务。通过查验相关证件、电话查询等方式，辨明真伪，然后汇报领导决定。
4.宣传报道型事务。弄清其真实身份和意图，对其所属媒体具有一定影响，宣传报道或举办活动确有积极作用的，及时向有关领导汇报；对以有偿宣传为手段，追求经济利益的新闻媒体，一律婉言谢绝；对以反面曝光为目的，要求采访有关领导或同有关领导取得联系的，要迅速向领导汇报，根据领导指示，做出相应安排。
5.上级指示型事务。分别不同情况处理：
①来电要求同有关领导取得联系，并确认其身份真实者，应热情答复；对其身份一时无法确认的，让其留下通讯方式，随后立即向有关领导报告，由领导亲自同当事人联系。
②若当事人以上级领导身份来电对本级领导做出指示的，无论其身份真实与否，工作人员都要详细记录，并请其留下通讯方式，随即向有关领导报告。
③接到上级部门或领导交办及会议决定的各类事项后，要及时认真办理，在规定期限内完成交办任务，及时反馈办理情况。遇到自身无法解决的问题或不能按期完成时，要及时上级部门或领导书面报告，说明情况，以免贻误工作。
6.突发型事件。处理时要注意做到：
①工作人员要在最短时间内，详细了解并认真记录突发事件发生的时间、地点、现场状况，当事人的姓名、单位、联系方式等内容，并立即向有关领导汇报，按照领导指示迅速应对。
②对匿名报告，无法辩明真伪的，立即向有关领导报告，并按照领导指示迅速处理。
③对自然灾害、安全生产事故、恶性案件等情况紧急，又无法立即同领导取得联系的突发事件，报告分管领导后，可打破一般工作程序，先通知有关部门迅速赶赴事发现场，采取必要的应急措施。待同领导取得联系后再详细汇报说明，根据领导要求，进一步完善落实处置方案。
四、办事的技巧
1.立足全局善谋事。古人云：“不谋万事者，不足谋一时；不谋全局者，不足谋一域”，必须从全局高度认真对待每一件事，要站在领导的高度审视，正确领会、把握意图，准确无误地弄清楚让你办什么事，不能局限于本职范围。要着眼发展审视，不能局限于一时之得失。文秘工作的连续性要求我们办任何事都要从长计议，从有利于事物长远发展的根本利益出发，不能只顾眼前利益和一时之需。
2.认真细致能干事。干有很多含义，比如主动作为、组织指挥、解决处理问题、善抓末梢促落实，具体要分清轻重缓急，琢磨怎么办，先办什么，后办什么，这是办成事、办好事的关键所在。要把事办好，一要明明白白，不要稀里糊涂；二要雷厉风行，不要拖拖拉拉；三要严谨细致，不要粗枝大叶；四要有始有终，不要虎头蛇尾；五要严格有序，不要杂乱无章。
3.提高修养会处事。有人说文秘工作是三分能力，七分协调，足可见互相了解尊重、加强协调沟通、准确掌握分寸在机关工作中的分量。“临渊羡鱼，不如退而结网”，想要加强协调沟通能力，不断提高自身的素养是必经之路。一要讲究仪表修容；二要提高语言素质，三要掌握说话技巧；四要提高心理素质；五要广泛建立关系；六要优化道德品质。
4.团结协作能成事。一个人只有融入集体才能获得全面发展才能的手段。在实际工作中我们经常遇到这样的情况，领导交待的事情，需要几个部门共同配合完成，这就需要相互之间团结协作、齐心协力。
5.豁达大度能容事。在实际工作常常有这种情况，当领导交给你
杜尔伯特蒙古族自治县人民政府关于印发县政府机关公文审批制度的通知
文章属性
【制定机关】杜尔伯特蒙古族自治县政府
【公布日期】2004.04.12?
【字
号】
【施行日期】2004.04.12?
【效力等级】地方规范性文件
【时效性】现行有效
【主题分类】机关工作
正文
杜尔伯特蒙古族自治县人民政府关于印发县政府机关公文审批制度的通知
各乡镇政府，各农林牧渔场，县政府各直属单位：
《杜尔伯特蒙古族自治县人民政府机关公文审批制度》业经县政府2004年第5次常务会议讨论通过，现印发给你们，请认真贯彻执行。
机关公文审批制度
为规范政府机关公文处理工作，提高公文的质量和行政效率，增强县政府公文的权威性，根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》和黑龙江省人民政府办公厅发布的《黑龙江省〈国家行政机关公文处理办法〉实施细则》，特制定本制度。
一、县政府机关行文要坚持党政分开的原则，严格控制文件升级。凡属县政府职权范围内的工作，不得与县委联合行文，县政府及县政府办公室文件中不对党组织及其工作部门提要求、交任务。凡是县政府各部门职权范围内的工作，需要行文的一律自行行文，涉及几个部门分管的，有关部门可联合行文；凡是各类领导小组、指挥部、组委会等常设、非常设临时机构工作范围内的事项，原则上自行行
文。
二、拟发文件要坚持先审核后签发的原则，杜绝逆行文和跳行文。县政府各直属部门拟以县政府或县政府办公室名义印发的文件，不得直接呈送给县政府主管领导，要按程序送交县政府办公室，由县政府办公室提出拟办意见或转有关部门提出办理意见后，按分工报县政府领导同志审批；涉及资金、项目、人事等重大问题，报送县长审批。如果部门将未经县政府办公室审核的拟发文件直接呈送给县政府主管领导，领导则不签署意见。
三、县政府发布的决定和各类规范性文件，向县人大或县人大常委会提出的议案，人事任免，均由县长签署。
四、以县政府名义制发的上报市政府的文件，由县长或分管常务工作的副县长签发。以县政府名义制发的涉及社会经济发展全局的政策性文件或属新的、重大改革措施和政策的文件，由县长签发；其他内容十分重要或涉及面广的文件，由县长或分管常务工作的副县长签发。以县政府名义制发的涉及某一战线或某一方面工作的文件，由分管副县长签发。文件内容涉及两位以上副县长的，由分管常务工作的副县长签发。市政府领导同志批示给县政府主要领导同志办理的事项，上报有关办理情况的文件，由县长审批签发。
五、以县政府办公室名义制发的属于传达县政府决策事项或内容重要的、涉及面广的文件，由分管副县长签发。以县政府办公室名义上报或下发的常规性文件，一般由县政府办公室主任或办公室主管副主任签发。
六、对经审核确定以县政府或县政府办公室名义行文的文稿，要进行认真修改，对一般技术性修改由县政府办公室负责；涉及实质性的修改要征求拟稿单位意见；对实质性内容改动较大的，应由拟稿单位负责人审阅并签署意见；对代拟文稿基础较差，需作较大改动的，退回拟稿单位修改。
七、县政府各系统、各部门要按各自职权范围完成本部门公文办理工作，各
部门代表县政府向上级领导和部门汇报工作、介绍经验或需县长出面介绍经验、汇报工作等材料，均由各主办部门自行撰稿打印，对特别重要的可交县政府办公室审核把关后再由各部门自行打印；对涉及多个部门的业务工作的汇报，各部门可将基础材料交县政府办公室综合后，由县政府办公室负责打印上报。
八、县政府各部门和各乡镇上报的工作总结、安排意见及调查报告、会议纪要等，经有关领导阅知后，对有新意且对全局工作有实际指导意义的可以予以转发。
九、县政府领导在各种会议上的讲话，除在重要会议和紧急会议上的讲话外，会上已经印发的不再发文；会上没有印发而又确需印发的，经县政府领导批准后由县政府办公室通过《情况通报》形式印发。
十、对各部门、各单位不按行文规则上报县政府的公文，县政府办公室不予受理，并退回原单位重新修改后上报。
杜尔伯特蒙古族自治县人民政府
二○○四年四月十二日
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公文报送和审核工作规
做好公文处理工作，使之按规化、科学化程序运作，对于推动各项工作的开展具有非常重要的作用。为适应新时期党政机关工作的发展需要，进一步严格公文报送和审核程序，切实提高办文效率和质量，确保县委、县政府决策部署的贯彻落实，根据《中国共产党机关公文处理条例》有关规定,结合工作实际，特制定本规：
一、关于公文报送工作
（一）向县委报送的文件，必须经过本单位主要负责人审核、签发，并加盖单位公章后上报。
（二）报请县委审批的事项，凡涉与其他部门职权的，主办部门必须主动与相关部门充分协商，搞好会签或联合报县委审批。部门之间有分歧的，主办部门应列明各方理据，提出办理建议，与相关部门有关负责人会签后报县委审定。
（三）县委办秘书科是公文运转的承办部门，负责公文的收文、登记与传送等工作。各乡镇、各部门报请县委审批的公文，由县委办秘书科收文登记后，按照县委领导同志分工呈批，并根据县委领导批示意见转请其他县领导核批。除特别紧急、重大突发事件和事项外，各乡镇、各部门不得将报请县委的公文直接报送县委领导本人，更不允许多头分送。凡违反上述程-1-/6.
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序直送公文的，秘书科不负责公文的跟踪办理，不补作公文登记，造成的相应后果由直送单位（人）自行承当。
（四）报送县委的请示事项应一事一文，并在附注处注明联系人的和联系方式。请示事项中如涉与其他文件、县领导批示、重大事件与相关政策法规等容的，应连同涉与文件复印件、县领导批示复印件、事件背景材料与相关政策法规附在原件后一并上报。
（五）邀请县委有关领导出席本乡镇、本部门会议、活动的请示，要事先沟通，并将会议、活动方案附上，需要领导讲话的，要将代拟稿一并上报。
（六）各乡镇、各部门管理的机构和下属部门原则上不可越级直接向县委请示和报告工作。比如：各村（社区）、学校、医院等确需提请县委审批答复的事项，一般应由主管单位向县委行文报送。
（七）对县委领导明确要求有关乡镇或部门办理的批办件，相关单位应指定专人到县委办公室领取《县委领导批办件承办通知单》与批示件，根据领导批示和《县委领导批办件承办通知单》拟办意见抓紧办理，并按时限要求与时反馈落实情况。县委领导批示给多个部门的，部门之间要积极配合，主办部门要主动与其他部门沟通、协商，并负责汇总上报办理结果。确因特殊原因需要较长时间反馈办理情况的，要与时报告办理进-2-/6.
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展情况。
二、关于部门代拟文稿的审核工作
（一）代拟文稿的起草
凡属于部门主管围的工作确需以县委名义行文时，必须经县委领导授意。主办单位领导要亲自主持研究起草，并进行严格的文字把关，其中，涉与两个以上部门时，由一个主办部门牵头，共同起草，并实行会签制度，然后送交县委办综合科审核。
（二）代拟文稿的容要求
1.要符合党的路线、方针、政策、法律、法规以与上级领导机关的有关指示、规定。
2.要紧密结合##实际，完整、准确地表达发文机关和领导的意图。
3.要注意各项政策的稳定性、连续性，过去的有关规定已不适应形势发展的要求而需要改变时，应作出说明，不能一味照抄照转。
4.要站在全县大局的高度起草文稿，不能只从本部门利益出发。
5.要重点突出，观点鲜明，容充实，结构严谨，条理清楚，文字精练，表述准确，符合语法、修辞和逻辑要求。
6.要合理使用文种，使公文的名称符合行文规则，并与公-3-/6.
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文表述的容、要求相一致。
（三）代拟文稿的送审程序
1.部门代县委或县委办起草、拟以县委或县委办名义行文印发的文稿（含批转件），送审前部门主要负责同志要签字（签字容包括该文是根据县委的哪个会议议定的事项或县委的哪位领导的意见起草，呈送哪位领导审阅等），然后送县委办综合科进行审核。
2.需要相关部门会签的，送审前要自觉履行会签手续，必要时附上文稿涉与的有关资料和简要说明材料。
3.经县委办综合科按公文校核程序进行审核后，拟稿单位进行修改，由县委办秘书科呈送所涉工作分管县领导审批，然后由县委办综合科复核，并送县委办分管副主任审核，再送办公室常务副主任审核，然后报县委常委、县委办公室主任，由常委办公室主任签发。
4.拟以县委、县政府或以“两办”名义联合行文的文稿，起草部门要先送县政府办综合科审核后，再送县委办综合科审核。
5.送审文稿必须经过微机处理，打印成清样，而后认真填写公文审批笺，注明文稿名称、缓急程度、行文围、部门主要负责人意见等。
（四）代拟文稿的格式
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1.页面设置：纸型A4，上边距37mm，下边距35mm，左边距28mm，右边距26mm，行间距4.3mm，每页排22行，每行排28个字,对齐方式为两端对齐。
2.发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，用3号仿宋体字，居中排版；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔
〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。（例：定办字〔2010〕1号）；发文字号处在红色反线之上2mm处。
3.标题：红色反线下空2行，2号方正小标宋简体字，可分一行或多行，居中排版；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
4.主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。
5.正文：主送机关下1行，每自然段左空2字，回行顶格；文一级标题用3号黑体字，二级标题用3号楷体字，正文用3号仿宋体字。
6.附件：公文如有附件，在正文完毕后空一行，左空2个字，用3号仿宋体字标识，“附件”后标全角冒号和附件名称，附件名称后不加标点符号。所列附件与正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格用3号黑体字标识“附件”。有序号的标识序号，附件序号和名称前后标识要一致。
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7.版记：位于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。（1）主题词：“主题词”用3号黑体，居左顶格，后标全角冒号；词目用3号方正小标宋简体字；词目之间空1字。（2）印发机关和印发日期：在主题词下占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字、印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字。（3）印刷份数在印发机关、印发日期下占1行位置，用3号仿宋体字，居右空1字，用小括号“（）”括入。（4）版记中的反线：主题词和印发单位、印发日期下各加一条反线，宽度同版心。
8.页码：用4号阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行位置，印刷时单页码居右，双页码居左。数码左右各放一条4号一字线，两条一字线中间标数码。
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加强文件审核把关方案措施
按照《党政机关公文处理工作条例》和省、市关于加强文件审核把关有关要求，经县政府同意，现就有关事项通知如下：
根据上级来文要求，需提出本地本部门贯彻落实意见的，要结合实际，不得照抄照搬，简单地以文件贯彻文件、以文件落实文件。对是否发文、以何种形式发文等要深入研究、区别对待。法律法规已作出明确规定、现行文件已有部署且仍然适用的，不再重复发文。没有实质内容、可发可不发的文件一律不发。对内容相近的发文要加强统筹，能合并发的尽量合并发文。属部门职权范围内的事务，应由部门自行发文或部门联合发文。出台政策性文件，应明确细化责任分工和完成时限，分工方案原那么上合并到文件中或作为附件一并印发。
文件内容如涉及其他部门职权的，主办部门应主动征求相关部门意见。部门之间征求意见或会签文件，除主办部门另有时限要求外，一般应在5个工作日内回复；逾期不回复，视为无不同意见。部门之间如有分歧意见的，主办部门主要负责人应主动协商，协商后仍不能取得一致意见的，主办部门应列出各方依据，提出办理建议，与相关部门负责人会签后报县政府决定。县政府常务会议讨论通过需以县政府或县政府办公室名义印发的文件，县政府办公室（对应科室）负责催促县牵头主办部门，根据会议研究意见在3个工作日内修改完善并履行拟文程序（有重大意见需要协调的，须在5个工作日内修改完善并履行拟文程序），县政府办公室在2个工作日内完成初审、复审、终审程序后送县政府领导审签。县政府领导审签后，县政府办公室在2个工作日内印制完成。
各部门上报县政府的文件，应使用带有发文机关标志的正式文件，并由主要负责同志或主持工作的负责同志签发（含联合行文的会签人）。报告等非请示性公文中不得夹带请示事项。除县政府领导同志直接交办的个别事项和确需直接报送审批的敏感涉密事项、重大突发事件外，不得以部门或部门负责人名义向县政府负责同志个人报送公文。提请以县政府或县政府办公室名义印发的文件，在报送代拟稿时，要一并报送公开征求意见情况（依法应当保密、未公开征求意见的，应附情况说明）、部门内部合法性审查意见和政策解读等。
严格落实依法行政的要求，涉及公民、法人或其他组织权利和义务的标准性文件，在报送县政府前，须经本部门负责法制工作的机构进展合法性审查，并提出书面审查意见，作为决策的重要依据。县法制办在做好以县政府或县政府办公室名义制发的标准性文件合法性审查的同时，要切实加强对各部门合法性审查工作的指导和监视。
各部门在报送拟以县政府或县政府办公室名义印发的标准性文件及其他重要政策文件的请示时，要一并报送解读方案，方案一般包括解读提纲、解读形式、解读途径和解读时间等。文件印发后可以公开的，起草部门应于3个工作日内将已经审定的解读材料提交县政府办公室把关后，在中国xx门户网站公开发布。各部门自行出台的标准性文件，尤其是内容涉及群众切身利益的，也要通过部门网站等载体进展解读，让社会公众更好地知晓、理解政府和部门的经济社会开展政策和改革举措。
各部门起草或代拟文件要强化大局意识，深入贯彻党中央、国务院，省委、省政府和市委、市政府和县委、县政府决策部署，吃透
上级政策精神，特别是有指令性要求的要坚决落实。要深入调查研究，抓住主要矛盾，强化精准发力，提出既符合实际又能够解决问题的有效意见。各部门要进一步建立健全公文审核制度，确定政策理论水平高、综合文字能力强的人员，从事文稿审核工作，把好行文关、文字关、政策关、法律关，切实提高文件质量。制发的公文印好报送前，应实行双人校核制度，切实把好最后一关。
县政府办公室进一步加强收文审核，凡上报的公文不符合《党政机关公文处理工作条例》和《关于进一步标准公文报送工作的意见》（x政办秘〔xx〕x号）等规定的，一般不予受理，退回报文单位重新办理。由于报文不标准造成延时误事的，由报文单位承担责任。同时，县政府办公室将实行严格的过失登记制度，对各单位报送县政府的公文定期开展质量评估和综合分析。对公文内容错误严重，特别是由于起草单位的原因造成县政府上报公文被上级政府或部门退文并产生不良影响的，县政府办公室将予以通报批评。
2022某县办文办会制度
某县办文办会制度
为进一步改进工作作风，不断提高行政效能，切实解决政府系统报送公文质量不高、把关不严，交办转办事项回复不及时，部门之间协调不畅等突出问题，《**县政府工作规则》有关规定，现就提高办文办事质效的有关事项通知如下。
一、提高政治站位
党政机关公文是传达贯彻党和国家方针政策，实施领导、履行职能、处理公务的重要工具。公文处理工作质效，直接影响政府决策部署和工作大局。各乡镇（场、区）、县政府各部门要提高政治站位，努力提升公文处理工作的科学化、制度化和规范化水平，维护公文的政治性、严肃性和权威性。要树牢全局意识，主动担当作为，加强决策前的调查研究、决策中的综合协调、决策后的跟踪督导。主要负责同志要做表率、负总责，亲自主持重要公文的起草工作，切实提高公文质量；分管负责同志要加强审核把关，切实把好公文的报送关、质量关和效率关；办公室的同志要重实干、务实功、求实效，努力提高办文办事的质效，服务政府系统规范、高效、有序运转。
二、严格办理时限
（一）迅速贯彻上级机关文件。对于上级文件和决策部署，县政府办公室和县政府各部门、各乡镇（场、区）要及时做好贯彻落实工作，确保政令畅通。对于有明确办理时限
要求的，牵头起草部门要严格按照要求时间节点的3个工作日前向县政府上报代拟稿；对于没有明确办理时限要求的，县政府办公室在转办时予以明确，原则上不超过1个月。
（二）快速办理各乡镇（场、区）和各部门报件。对于请示县政府的公文，县政府办公室应于收文1个工作日内提出拟办意见送领导批阅；属于拟以县政府及县政府办公室名义制发的文稿，如不需要征求意见，应于3个工作日内审核修改完毕并按程序送审；需要征求意见的，应在达成一致意见后1个工作日内审核修改完毕送审；紧急文件当日审核修改、当日送领导审签。县政府办公室将公文送领导同志后，应负责跟踪汇报、及时催签。
（三）加速落实交办批办事项。县政府领导同志交办批办事项，县政府办公室相关科室应在1个工作日内转给相关乡镇（场、区）和部门办理。乡镇（场、区）和部门应随收随办，不得延误、推诿。除有明确时限要求外，一般应在收文后7个工作日内办结，属征求意见的需在3个工作日内办结，特急件要随收随办，办结情况及时以函的形式回复县政府办公室相关科室；涉及多个部门职权的，主办部门应主动与相关部门协商办理。确实难以在规定时限内办结的，要及时向县政府办公室说明原因和办理进展情况。县政府批示上会研究的事项，文书科要第一时间传分管副县长、办公室主任、分管副主任、责任部门和总值班室，分管副主任须督促牵头责任部门完善上会材料并审核把关后，3日内上报县政
府总值班室。
三、优化运转流程
（一）严格公文办理程序。各乡镇（场、区）和各部门呈报县政府、县政府办的公文，必须在文书科进行统一登记传签，节假日期间接收的公文由县政府办值班室负责进行登记传签，处理完毕后由值班经手人员在交班后第一时间送文书科登记并按程序处理，确保公文运转不断档。上级党委、政府和同级机关来文，由县政府办公室分管文书科副主任提出拟办意见后，按照县领导职务排序自上而下的顺序传签。文书科和值班室收到上级会议通知、督办检查、来函来访等急件后要迅速贴笺处理，必须第一时间做到“三同时”（同时报告县长、副县长、办公室主任及分管副主任），提高沟通协调效率。下级机关和其他机关来文，由县政府办联系副主任审核把关后送文书科登记，分管文书科副主任提出拟办意见后，按照自下而上的顺序传签。
（二）严把公文运转时间节点。所有传签的公文，在每个节点上办理时间不能超过3个工作日，各相关科室要迅速传签，并跟踪提醒和督办。对县领导签批要求部门提建议意见的公文由相关科室及时转办，县长批示件由督查室负责督办，副县长批示件由各相关副主任和科室负责督办，各科室由文书科督办，并实行登记备案管理。乡镇（场、区）和部门向县级以上机关上报文书，需县政府审查签字或盖章的，必须在上报时限3个工作日之前报送县政府审签，对紧急文
件必须在1日内上报的，要书面说明紧急原因及办理过程。
（三）强化重要文稿审核程序。对于资金、立项类请示一律先报经县长、常务副县长同意，由秘书一科把关后转文书科登记进入公文流转程序；其他请示公文由各分管副主任审核后进入公文流转程序。拟以县政府及县政府办公室名义制发的重要公文文稿，报县政府办公室后，相关科室要按照公文处理有关规定进行审核，合理确定发文形式，严格控制发文规格，规范标注文件密级、保密期限和公开属性，确保各项审查评估要件完备。县政府办公室分管副主任要从质量、政策、全局高度对重要文稿进行审核把关，确保文稿主题鲜明、结构严谨、文字精练、表述准确、格式规范。文稿按有关程序经相关副主任审核后，报相关副县长签署意见，所有重要文稿由办公室主任、常务副县长审核把关，县长签发。各相关科室对发文全过程要进行跟踪督办。对送审文稿把关不严、出现错误的，纳入差错管理。
四、压实报文单位责任
（一）文稿起草责任。坚持“谁起草、谁负责，谁审签、谁负责”的原则，凡是向县政府报送的请示、报告和代县政府或县政府办公室拟文文稿，须由相关乡镇（场、区）和相关部门主要负责人把关签发。主要负责人要亲自研究，组织起草，协调协商，重要文稿要召开会议研究讨论，坚持问题导向，紧密联系实际，注重针对性、指导性和可操作性。倡导“短、实、新”文风，不搞“穿靴戴帽”，尽量减少一般
性论述，做到意尽文止、条理清楚、文字精练。
（二）协调会签责任。报请县政府审批的事项，凡涉及其他部门职权的，主办部门要主动征求有关部门意见，协办部门要积极配合，取得一致意见后，由主办部门主要负责人与相关部门负责人会签或联合报县政府审批。部门之间如有分歧意见，主办部门主要负责人要亲自协商，协商后仍不能取得一致意见的，主办部门应列明各方理据，提出办理建议报县政府。县政府办公室分管副主任要主动加强协调，取得一致意见或提出倾向性建议，报县政府领导决定。
（三）规范报送责任。乡镇（场、区）和部门需要县政府审批的请示事项，应当抓紧做好前期工作及时上报，给县政府留出研究、决策的时间：一般事项不得少于14个工作日，紧急事项不得少于7个工作日；特别紧急的事项，需要在7个工作日内批复的，必须在文中说明紧急原因及办理过程。
五、建立健全制度
（一）退文制度。各乡镇（场、区）及各部门要加强对报送县政府及县政府办公室公文的审核把关。对存在行文规则、文种、格式、文字表述、报送程序不符合规范要求，事先应协商会签而未协商会签或背景材料不齐全不完整等违反有关规定的，县政府办公室一律作退文处理。同时，对其存在的问题作为典型案例予以登记，适时进行公文错情通报。
（二）回告制度。各乡镇（场、区）和各部门要向服务对象及时回报相关事项办理结果。一般事项办结当日回告，重大事项办结3个工作日内回告，并做好记录。
（三）台账制度。县政府办公室和各乡镇（场、区）各部门应建立健全办文办事工作台账，对贯彻落实上级党委、政府和领导同志重要指示批示（含抄清）件，县委、县政府领导同志批示交办件，以及县政府办公室转办事项等实行清单管理，县政府办公室相关科室要加强督办催办，办结一件销号一件，确保件件有着落，事事有回音。
（四）保密制度。加强文件管理，不得横传，不得外借，对已办毕的文件及时退回文书科存档。对涉密文件要严格按照保密制度进行办理。严格控制涉密文件、资料阅读范围，密件严禁复印、拍照，严禁在未经加密的电脑上处理涉密文件，不得在互联网上传递涉密文件，严格执行“涉密不上网、上网不涉密”。因泄密造成重大影响的将按照《国家保密法》相关规定追究相关责任人责任。
县委办公室公文办理制度
为进一步规范公文办理工作，提高公文办理的质量和效率，按照《中国共产党机关公文处理条例》和《省委办公厅关于贯彻执行中国共产党公文处理条例>的实施细则》的规定，结合工作实际，制定本制度。
一、办理范围
（一）上级机关来文。包括中央、省委、市委和其他上级机关来文中需办理的文件。
（二）同级机关来文。包括县人大、县政府、县政协及其党组和县纪委的请示、报告。
（三）下级机关来文。包括各乡镇各部门向县委、县委办公室的请示、报告。
（四）不相隶属机关来文。包括各类通知、函。
（五）以上四类机关抄送（报）文件、材料。
（六）其他需要办理的文件。
二、办理程序
（一）签收。各类来文由办公室秘书科外收发和内收发工作人员签收、登记。
1.收到有关公文要以签字或盖章的方式给发文方以凭据。
2.签收公文要逐件清点，重要公文要逐件逐页查点，查对收文单位（或收件人姓名）无误时才能签收。
3.如发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应的处理措20161/5施。
4.有下列情况的，一般不予签收，退回报文单位：
（1）报文内容不符合党的路线方针政策和国家法律法规的。
（2）所请事项不属县委、县委办公室办理事项的请示类文件。
（3）公文格式、内容上有明显错漏的。
（4）请示中涉及其他单位、部门，且没有就请示事项取得一致意见又未作详细书面说明的。
（5）报告中夹带请示事项的。
（6）请示类公文同时主送其他机关的。
报文单位在上报公文时一般应同时将相关依据、背景材料连同公文一并上报。
5.收到公文后，应将公文的标题、密级、等级、发文字号、发文机关、主送机关、分发范围、份数、序号、收文时间等进行逐项登记。
（二）办理。
阅知件办理：收文后登记并粘贴文件处理笺，交秘书科科长拟定初步办理意见，送分管文秘副主任拟定需传阅的领导及相关部门，先传阅办公室主任，再传阅其他领导及相关部门，一般按职务高低及部门顺序进行传阅。传阅完毕后及时收回，核对传阅范围和传阅领导后，收回保管。
处理件办理：分为密件、急件、请示报告件、重要件、普通20162/5件。
1.密件办理流程
（1）签收后登记并粘贴文件处理笺，文件类别标注“1”，使用黑色文件夹，立即送分管文秘副主任签批，根据签批意见及时进行办理。
（2）对传阅范围、领导进行登记，并对领导的批示及时传达。
（3）传阅过程中要做好保密工作，传阅完毕后装入档案柜或归还机要局。
2.急件办理流程
（1）急件采取特殊处理程序，收到后立即登记，粘贴文件处理笺，文件类别标注为“2”，使用红色文件夹，交秘书科科长拟出初步办理意见后，送分管文秘副主任拟定办理意见，根据分管文秘副主任拟办意见******理。
（2）及时将领导的批办意见传达到相关单位及部门，并给督查室备份。
（3）如领导阅批不便，要通过电话及时向领导汇报，并纪要领导“口示”精神作为批示内容予以办理。
（4）办结后及时收回。
3.请示、报告件办理流程
（1）签收后登记并粘贴文件处理笺（以上行文格式报送的请示件不用粘贴文件处理笺），文件类别标注“3”，使用绿20163/5色文件夹，交秘书科科长拟定初步办理意见，送分管文秘副主任拟定办理意见，根据分管文秘副主任拟办意见按程序办理。
（2）请求、报告事项属重大工作安排，须由县委作出决策的，须请县级相关领导商相关职能部门提出拟办意见。
（3）及时将领导的批办意见传达到相关单位及部门，并将办理结果及时向领导报告。
（4）办结后及时整理。
4.重要件和普通件办理流程
（1）签收后登记并粘贴文件处理笺，重要件的文件类别标注“4”，普通件的文件类别标注“5”，均使用蓝色文件夹，交秘书科科长拟定初步办理意见后，送分管文秘副主任拟定办理意见，根据分管文秘副主任拟办意见办理。
（2）需转相关部门办理的文件，按照领导批示安排的相关单位、部门，及时将领导的批示通过传真或电话的方式传达，并传督查室备份，由督查室对领导的批示办理事项进行跟踪督查。
所有文件办理进度及结果要及时向办公室主任和分管文秘副主任、秘书科科长反馈，发现问题及时汇报。
（三）入柜及日常管理。
1.办结的文件及时收回，分类入柜。
2.定期不定期对文件进行清理。
20164/53.次年3月份以前发清退通知，对需清退文件进行清退。
（四）归档。
公文办结后，由内收发人员配合档案管理人员对文件材料进行收集整理，于次年6月底以前归档完毕，并统一存放档案室。
20165/5
公文办理
公文的审核把关
如何做好公文审核把关工作
发出的公文质量的好与差，除了写作人的水平外，更重要的环节是审核把关。下面，谈谈如何做好公文审核把关工作。?
一、公文审核把关的原则?
公文审核把关应遵循的原则是：坚持政策，严谨细致，讲求效率，注重质量，精益求精。?
二、公文审核把关的程序?
（一）对公文体例、格式及行文规则等审核把关。收到地方和部门报市政府或市政府办公室的公文（主要指请示和报告）后，应按照国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）的有关规定，对体例、格式及行文规则等进行审核，对符合要求的公文，即进行办理；对不符合要求的公文，由承办人请示分管的办公室领导同意后退回报文单位，并说明退文理由。
（二）承办人对公文内容的审核把关?1、收到市政府各部门（包括市政府各局、办、室，各直属机构、办事机构、直属事业单位、议事协调机构、省驻肇单位，下同）报市政府或市政府办公室的请示性公文后，承办人重点从以下几个方面进行审核：（1）请示事项是否须由市政府审批的。
（2）内容是否符合国家法律法规，与现行政策是否衔接。（3）涉及其他部门职权范围内的事项，报文部门（或主
办部门，下同）是否已征求有关部门的意见。如意见一致，是否与协办部门会签或在请示中说明并附有协办部门意见原文；如有分歧意见，报文部门的主要负责同志是否与协办部门的主要负责同志出面进行了协调。协调后仍未取得一致意见的，请示中是否说明了协调情况，是否列明了各方意见及理据（重要的分歧意见应附有关协办部门意见原文），是否提出了倾向性意见，是否由报文部门的主要负责同志签发。?
经上述审核后，对符合要求的公文，由承办人提出拟办意见，呈分管的办公室领导核注，报市政府领导同志、秘书长批示；对不符合要求的公文，由承办人呈报分管办公室的领导同意后退回报文单位，并说明退文理由。
2、收到市政府各部门要求以市政府或市政府办公室名义发文的公文后，承办人除按前款（2）、（3）条的要求进行审核外，还应审核其附件是否齐全，是否附有代拟发文稿。如均符合要求，应就是否同意发文和发文形式及对代拟稿的原则修改意见（包括格式、文字和内容的修改）等提出建议，签报分管的办公室领导批示。对领导同志同意发文和修改建议的文稿，在交由报文部门修改后，应再作审核（对其中问题较大需要进一步修改的，要与报文部门协商），并改排清样正式呈批。
3、对领导同志审批同意的发文清样，在印发前承办人要进行核稿。
承办人要对发文清样作全面校核，如发现错漏或不当之处，应予改正。对内容有实质性改动的，要报经有关副秘书长、秘书长或市政府领导同志同意。
在承办人对发文清样校核后，负责校对的同志对发文清样作最后校核。校核的主要内容是：体例、格式是否完整、统一、规范，是否符合有关规定；送批手续是否完备等。对校核中发现的问题，应及时与承办人协商处理。
4、收到各县（市）区人民政府及非市政府系统的部门和单位报送市政府的请示性公文，承办人在审核中应根据请示的不同内容分别处理：（1）属部门职能范围的事项或经市政府授权由部门办理的事项，可直接转请有关部门研究办理。（2）属市政府审批的事项，应先转请有关部门研究提出意见（如涉及多个部门的，应明确由某个部门牵头，会同有关部门研究提出意见；如部门意见不一致，按前述有关规定进行审核把关），然后呈请分管办公室领导核报市政府领导同志批示。
5、承办人审核公文时，要精心细致，全面了解情况（包括约请有关部门的同志一起沟通情况），以做到心中有数。?
（三）分管办公室领导对公文审核把关，主要有以下几方面的工作：
1、审核承办人呈批的公文是否符合上述有关要求（必要时可请承办人或报文部门的负责同志说明有关情况）。如发现呈文中的问题，退承办人按有关规定予以纠正。
2、对符合要求的公文，在核报市政府领导同志、市政府秘书长、副秘书长批示时，一般应提出供市政府领导同志、秘书长、副秘书长决策时的明确建议。?3、根据市政府领导同志的指示，对公文的复杂、重要事项，协调有关部门提出处理意见，供领导同志决策时参考。
县委办公室规范办文程序提高办文质量暂行办法
第一篇：县委办公室规范办文程序提高办文质量暂行办法
文章标题：县委办公室规范办文程序提高办文质量暂行办法
第一条为进一步做好本办公文办理工作，切实提高县委、县委办有关文件和领导讲话文稿的质量和水平，特制定本办法。
第二条本办法公文处理特指本办各类文件、文稿、刊物的编辑、起草、审核和印发。
第三条公文办理坚持实事求是、精简高效、精益求精的原则，切实规范办文程序，提高办文质量和办文效率。
第四条公文起草应符合以下要求：1．符合国家的宪法、法律、法规和党的方针、政策及有关规定；2．情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、字词规范、标点正确、印刷美观；3．结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”；4．必须使用国家法定计量单位；5．国名、地名、人名、时间、数字、引文和文字表述、密级、抄送单位、主题词应当准确、恰当，汉字、标点符号的用法应当符合有关规定。公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它的应当使用阿拉伯数字。
第五条公文办理职责及程序。实行办文各环节经办人对办文质量负责制。办文的各个环节均应由经办人签字或说明，除急件外，不得省略办文环节。
第六条公文办理责任划分及处罚标准。1．属于常识性的差错,每处起草人罚款2元，分管领导罚款1元；2．凡错别字、语句不通、底稿遗漏、文稿校对方面的差错，起草人罚款1元，每处分管领导罚款1元；3．因个人水平问题造成表述歧义、政策界限不明、意义不正确等行文不规范的，每处起草人罚款0.5元，分管领导罚款0.5元；4．因紧急任务所需未按规定程序办理的，起草人按照上述标准责任减半；5．外单位以县委或县委办名义下发的公文，被相关单位反馈问题的，每次承办人罚款0.5元，分管领导罚款0.5元；6．送呈县领导的各类
公文，被领导反馈问题的，每次起草人罚款3元，分管领导罚款5元，办公室主任罚款10元。
第七条本办法暂行期限一个月。在暂行阶段，每人处罚金额总数不超过100元；正式实行后，处罚金额据实计算。所罚金额由办公室财务人员进行保管，并适时公布资金总额。
第八条本办法考核结果作为每位成员年终评先评优依据，并适时向县委分管领导进行汇报。
第九条本办法自发布之日起实施。
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第二篇：规范办会程序提高办会质量
规范办会程序提高办会质量
办会工作，是党委办公室工作的重要内容。近年来，我们就如何做好办会工作，做了有益探索，取得了较好成效。
????
一、切实减轻基层负担，办会讲程序
????“会海”问题得以产生的一个重要原因是管理不规范。为了解决区委部门自行召开会议多、基层意见比较大的问题，区委于１９９７年１月下发了《关于召开党政负责干部会议的规定》，严格规定了区委部门召开会议的程序。如不经区委同意，任何部门不能擅自召集区部、委、办、局党政负责人会议；邀请区四套班子领导参加的会议，由区委办公室统一把关；原则上一周内不安排两次全区性的干部大会等。对于其他方面的会议，区委办公室严格执行区委对于会议问题在宏观上加以调控的有关原则。为了便于工作安排，区委办公室还制作了《一周会议安排》，提前下发到各部、委、办、局和街道等单位，明示一周内区委要召开哪些重要会议，便于他们安排工作，保证出席。通过贯彻执行以上三个不同层面的会议制度，使办会工作得到比较严格的规范。
????
二、切实减轻基层负担，办会讲质量
????我们立足服务基层，在减少会议、减轻基层负担，提高办会质量方面，作了有益的探索。按照惯例，区委每年的第一季度，要分别召开纪检、组织、宣传、统战等几个方面的工作会议，总结上一年的工作，布置当年的工作。这些会议的出席对象基本集中，分头召开，确实增加了基层的负担。而且，以上四个方面的工作部门都是区委的内设机构，在全面贯彻区委工作要求时，四个职能部门的具体工作存在着交叉的情况，分头召开也存在着一定程度上的重复。从去年开始，我们在区委领导的直接关心和指导下，把纪检、组织、宣传、统战四个会议合并成一个全区性的党建会议，区委领导对全年的纪检、组织、宣传、统战的工作统一布置和提出要求。此举，起到了既精简会议，又提高办会质量的良好效果，受到了基层单位和干部的普遍好评。同时，为了提高办会质量，我们注意把好五个环节。一是开短会。领导讲话讲短话，可讲可不讲的则不讲；安排交流发言，注重突出代表性和典型性，把交流的书面材料下发，便于与会者带回去有选择地重点阅读，交流发言时只讲书面交流材料中的重点内容。二是严格会纪。全区性大会，每会必排席卡，各部门按规定的座位人坐；会前宣布会议时间，准时开会，会间严格按照确定的议程时间规范进行，按时散会，既确保了会议出席率，又加强了会间的纪律管理。三是不陪会。规定全年除了全区性的党风廉政建设干部教育大会和精神文明建设大会，需要全体区委常委出席以外，其它全区性会议，由分管常委或区分管领导出席即可召开，不随意扩大领导干部出席会议的范围，便于领导集中精力抓好重点工作。四是忙季不开会。规定年初或年底工作繁忙季节，无特殊情况，不召开全区性大会，便于全区各条线的日常工作在繁忙季节不断、不乱，不受影响。五是开好现场会。规定凡全区性的现场会，一律落实在基层召开，与会者既听领导总结动员，也听先进介绍经验，同时尽可能创造条件安排与会者到现场走一走、看一看，把召开现场会与实地察看，了解情况有机结合起来，提高办会质量。
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三、坚持实事求是原则，积极主动协调
????在围绕减少“文山会海”，提高工作效率，积极开展探索的过程中，我们也面临着不少因为旧观念或留恋于习惯做法而产生的矛盾，需要我们做大量的协调工作，予以解决。如因不能从大局看问题，认为召开会议规模越大越好，下发文件规格越高越好，以及相互攀比等问题；又如因为对办会与办文的相互关系及其内在规律性不了解，就不明白在实际工作中，解决有些问题不但需要召开会议，而且一定要有区委下发或转发文件；解决有些问题，只需召开会议即可，没有必要下发或转发文件；解决某些具体问题则召开会议没有必要，下发或转发文件即可；推动某项工作，有时会出现既不需要召开会议，也不需要下发或转发文件，只需要电话通知一下就会奏效的情况；还有些问题的解决，在当前办公自动化和信息传播快捷的情况下，只要通过区报（《静安时报》）和区有线电视台等新闻媒体，就会得到很好的实现。面对以上情况，我们坚持实事求是的原则，主动出击，大胆工作，当好区委的助手和参谋，认真负责地做耐心的协调工作，从而较好地发挥了办会工作、文书处理以及新闻媒体的综合优势，把办公自动化的丰富内涵与实际工作有机结合起来，精简了会议，提高了工作效率。同时，这对我们来说，既是一个做好本职工作，当好助手，推动面上工作的过程，也是我们经受锻炼，积累经验，自我提高的过程。
第三篇：办文格式
办文格式：
标题：黑体，小二（加粗），行间距35磅
小标题：黑体，三号（加粗），行间距35磅
正文：仿宋，小三，行间距25磅
页边距：上下2.6cm；左右3.0cm。照片格式jpg。落款：仿宋，四号（加粗），日期与署名同宽。左侧装订：两订（平订）A4纸
落款如下：
律委会办公室拟办意见：
学生自律委员会主任意见：
学生处学生管理科审核意见：
（盖章）
第四篇：办文、办事、办会工作程序和规范
办文、办事、办会工作程序和规范
办文、办事、办会工作程序和规范
为进一步完善局系统工作机制，严格工作程序，转变工作作风，提高工作效率和服务水平，促进各项工作规范化、制度化运行，确保政令畅通和机关工作高效、协调运转，根据中省市相关规定，结合我局实际，现就进一步规范局机关办文、办事、办会工作程序通知如下：
一、办文程序和规范
（一）收文办理程序和规范
1、签收、登记、拟办。局机关公文处理一律由局秘书科统一负责。凡上级来文，属“三密”文件的，按保密规定办理；属平件的，由秘书科专职人员拆封、登记（登记内容包括来文单位、来文时间、原文件号、文件标题、来文份数、分送范围、初送拟办人）、编收文流水号，当日送秘书科科长提出拟办意见。
2、分办、传阅。秘书科科长签署拟办意见后，由专职文秘人员呈送局有关领导阅批。
3、承办。按照局领导的阅批意见，秘书科文秘人员及时送交相关科室承办落实,需直属单位办理的文件，由秘书科负责将局领导的批办意见一个工作日内转送承办单位办理。
4、催办、查办。公文处理需要批复、答复、报告结果的请示、督办件等，原则上一周内（特殊情况除外）办结。在公文承办过程中，监察室协助秘书科负责催办、查办工作，直至办结。对回复结果的函件，由承办科室及时向局有关领导报告，按时限要求反馈办理情况。文件办结后，承办科室要及时消号并将完整的往来办理件送还秘书科归档。
5、立卷、归档。公文办结后，由秘书科专职人员将办理过程中领导批示、会商及落实等能反映公文办理全过程的原始件妥善收集、保管整理，按文书归档标准要求立卷、归档。
6、来文办理的其他要求
（1）对于上级来文，由秘书科科长提出拟办意见，文秘人员分别
将文件装入“批办件”文件夹、“批阅件”文件夹，涉密文件由秘书科专职人员分别装入文件夹，及时呈送领导阅批。
（2）传递公文按先阅办后阅知、先主办后协办的顺序进行。
（3）除分办人标注“另送”者外，一般应按顺序传递。如遇领导外出，可超顺序传递，领导回来后补签相关手续。
（4）紧急公文应随到随办，并视紧急程度，不得耽搁，如遇领导外出等特殊情况应由秘书科专职人员在第一时间报告秘书科科长，再由秘书科科长电话联系有关领导，并按领导指示督办落实。
（5）经局领导阅批，并有明确办理意见的办理件，归口有关单位、科室处理后，应及时将办结的公文送交秘书科文件专管人员，其他传阅件按照规定要求传阅完后由秘书科专职人员统一保管。
（6）对未经秘书科签收、登记的上级来文，原则上局领导、秘书科科长一般不签署阅批、拟办意见。因特殊原因局领导已签署意见的，秘书科应及时补办签收、登记办理手续。
（7）对直属各单位、局机关各科室报送的上行文件，一律由秘书科采取归口办理制度。凡需向市委、市政府或市委办市政府办报送的报告、请示等公文，应先送交局秘书科登记，由秘书科分呈局领导阅示、报送签发，不得将文件资料直接报市级领导个人（市上领导有特殊要求的除外），如遇特殊情况已直送市委、市政府并有市领导批示的公文，应及时将情况报告局主要领导，并告知局秘书科科长。
（8）对下列情况的公文秘书科不予受理，并由秘书科及时负责退回报送单位。退文时，秘书科要填写“退文单”并陈述理由，经秘书科长把关签字。不予受理的文件是：①公文内容与国家现行法律、法规及党和政府的方针政策不符的；②多头主送、越级上报的；③属于本部门、局直属单位和局机关科室职权范围可办理的；④需与相关部门（单位）协调而未经协调的；⑤反映问题模糊、请示的内容含混不清、行文不规范、文面不清、报文程序不符合要求的。⑥项目经费未列入计划、会议决议或领导批示的。⑦签署合同协议未经领导签字、乙方未签字盖章的。⑧其他不予受理的文件。退回的公文经相关基层单位和科室修改、完善后秘书科再予以办理。
（二）发文办理程序和规范
严格按照以局名义“起草—审核—报批—再核—签发—印制—报送—存档”的顺序，履行必要程序，规范办文流程。起草单位代拟文稿一律先送分管领导，再送局秘书科校订，一般不得直接送局主要领导同志阅批。
1.起草。公文主办科室（单位）根据工作需要或领导要求，确定公文种类，完成公文初稿。
2.审核。公文初稿由主办科室（单位）负责人审核同意后，报秘书科校核，公文内容由经办单位、科室负责校核；体例格式、主题词标引和文字表述由秘书科负责进一步规范；公文发送范围、等级、密级由经办单位提出，秘书科校核。校核时如发现不符合办文程序，内容有不妥之处的文件，应及时向拟稿单位、科室提出修改或处理意见。
3.报批。确需行文的，由公文主办科室（单位）根据秘书科意见进行修改完善，由专职管理人员登记填写发文审批单，依次呈报领导审核。
4.再核。公文主办科室根据领导意见需要做较大修改的，由公文主办科室先作修改完善，再将修改后的文稿、电子文本以及领导批示的文稿一并报秘书科再进行校核。凡属规范性文件，必须事先与市政府法制办沟通。
5.签发。主办科室（单位）将样稿及修改审核的文件报送局秘书科，由秘书科报送有关领导复核后，最后由局长签发。
6.印制。公文的印制由秘书科负责监督，实行“谁呈报，谁印制”的原则。需要以局名义印发的公文，经过办文程序批准印发的，由呈报单位或科室承担印制任务。印制文件要严格按照秘书科提供的印制标准、份数进行，印制清样后要交秘书科审核，审核合格的由呈报科室付印。
7.盖章。以局名义发送的公文，一律加盖局印章，并经局长、党委书记同意签发。秘书科印章管理人员要对印制的公文与文稿检查校对无异后方可用印。
8.分发。按照领导批示意见，根据公文要求发纸介文件或电子文
件。电子文件由局政务信息专管员负责制作、发布；纸介文件由公文主办部门（单位）按规定渠道和发放范围分发报送。
9.归档。凡以局名义产生的文件（含资料、领导讲话、工作报告、专项汇报等）都一律归档。各基层单位和机关各科室代局拟的文件连同底稿、附件等一律交秘书科负责存档，存档内容为：（1）领导批示原件；（2）文件签发单；（3）纸质公文2份；（4）word格式电子文本。
（三）注意事项
1.局属各单位、局机关各科室因工作需要或领导指示、会议决议等行文，要严格按照《党政机关公文处理工作条例》规定执行。局受理请示、报告类公文范围一般为：局直属各基层单位、科室、有关部门单位。越级报送或与本部门职能无关的，一般不予受理（局机关各科室不直接向本级行文，需请示报告事项，直接反馈面对面请示报告）。所有报送市委、市政府的公文，均应经局秘书科按公文处理程序办理，局直属各单位不能向市委、市政府直接报文或报告工作。
2.文种使用。请示必须一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其它机关的，应当用抄送形式。报告不得夹带请示事项，送阅件只作阅知处理。
3.公文撰写。请示、报告要文字精炼、表达清楚，实事求是。需要市政府或局答复的，要提出初步意见和建议。请示件的附注中一定要留有联系人的姓名、办公电话和手机号码，以便联系，协调解决。
凡邀请市政府领导出席的会议、活动的请示，要说明会议、活动的基本情况，并附有活动议程方案，且由专人负责联络协调。
4.行文格式。凡是上报市委（办）、政府（办）和局或需经市政府常务会议研究的材料要统一格式，一律用a4纸张打印，原则上以正式文件形式印制，公文要素齐全，表述准确，不得出现格式方面的错误。
5.协调会签。在职权范围内可以解决的不得行文请示；请示、报告事项涉及其它部门时，应当协商一致后会签上报，经协商意见仍不一致的，主办科室要将各方面意见一并报告分管领导和局长，由局领
导审定，不能自作主张。
（四）从严控制发文数量，提高办文效率。
对法律、法规和规章已有明确规定的，一律不再发文；通过简报、便函、传真或电话、面商可以解决的，原则上不正式发文。
一般公文的拟稿，24小时内完成；重要公文的拟稿，3天之内完成，特殊情况按要求时限内完成。为了减少报送公文的人力、物力等资源浪费，降低成本，提高效率，能够通过城建网或政府内网传输的公文实行电子公文网上传输，不再印发纸质文件。凡上级要求提供数据信息的非正式材料，原则上以电子版或纸质形式传送，一般不挂文头、文号。
二、办事程序和规范
（一）局领导按照分工负责制履行职责，有职有权，职责分明，各负其责，勇于负责。
局领导班子成员对分管工作中的重要情况或重大事项要按照有关规定及时向局长报告，并提出解决问题的方案和建议。局机关科室和单位实行分级管理，一级对一级负责。各单位各科室需市政府协调解决的问题，应报请局分管领导，经局分管领导审定，并报局长同意后再向市政府分管领导专题请示汇报；特别重大事项由局主要领导向市政府主要领导请示汇报。原则上不得越级汇报。
（二）向市上领导汇报工作要采取“预约制”。
各科室及各单位领导需向市政府领导当面请示、汇报工作的，除报经局分管领导、主要领导同意或安排指派、市政府领导直接点名约见外，应先与市政府办公室取得联系，并告知具体事由，共同提出拟办意见，由市政府办公室与市政府领导约定地点及时间后，方可见面。各单位、各科室一般不得直接向市领导报告工作。
（三）市政府迎接上级的综合性、全局性的检查活动，由市政府办公室承办，我局协办的，局相关单位和科室要积极协助、配合。
以局名义组织的各项具体活动，由各业务科室（单位）牵头负责拟定活动组织实施方案，经分管领导和主要领导同意后，按方案组织实施，并按方案分工，各负其责落实好相关文字材料、活动现场、会
务组织、食宿保障等各环节的工作，局秘书科负责协调、督办落实。
（四）实行会议决议落实督办制。
各单位、各科室必须坚决贯彻市委、市政府和局的决议、决定，对于市上和局的重要重大会议精神要立即转达和贯彻落实，凡是决议的事项必须无条件执行，并及时报送涉及本单位、本科室承担工作任务或落实会议精神情况的反馈信息。对于市政府和局里的工作部署及重大决策，局秘书科和监察室要积极认真负责地督办落实，按时发送督办单、通报落实情况。局定期对局领导、直属单位负责人、机关科室负责人参会情况予以通报。
（五）对于来机关办理具体事务的职工群众，各科室要积极接待、文明办公，能立即解决的必须立即解决，一时解决不了的要认真耐心解释，尽量让群众满意而归。
凡没有正当理由拖延办理、贻误时机、伤害群众感情、造成一定影响的，要追究科室负责同志和经办人的责任。对群众来信来访，做到件件有着落。
（六）凡需以局名义出具证明、介绍信、通行证的，一律要有所在科室或单位出具的证明、介绍信，并经局主要领导同意，由秘书科酌情给予办理。
（七）凡需外出考察学习，无论是局领导、直属单位、机关科室，都必须提前报告，经过严格审批。
事前要上报考察学习方案，方案包括：考察的目的、人数、时间、地点、线路、经费及交通工具等内容，经局主要领导审批后方可成行。外出前必须到局秘书科登记备案，同时要将配备的公车和司机移交秘书科车管干部管理。事中要及时报告考察学习的情况，事后向局写出书面考察报告。
（八）局领导要按照分工和工作需要，积极参加市上或市直部门组织召开的会议，会后要及时汇报、传达、落实会议精神。
凡局长指定局领导班子成员或科室负责人参加的紧急会议，参加会议的局领导或科室负责人必须按时参加，会后要及时传达汇报会议精神，并督促会议精神落实到位。
三、办会程序和规范
(一)会议类别
局实行行政工作例会、局领导班子成员碰头会、局党委会和局专题会议制度，并视情况召开全局性工作会议，动员部署工作。
为便于组织和管理，将局召开的会议按会议内容、出席人员分为三类。
1、一类会议：①局党委会，不定时召开，由党委书记主持，主要研究讨论“三重一大”等重要重大工作事项，作出全局性的重要决议，局党委成员参加，必要时召开扩大会，或相关人员列席参加；②局领导班子成员碰头会，每半月召开一次，由局长主持，主要研究分析部署综合性、阶段性重要工作，协调安排布置重要工作任务，主要是局领导班子成员参加，必要时按会议要求通知相关单位、科室负责人参加；③局行政工作例会，每半月召开一次，由局长或局长委托的副局长主持，主要是听取工作汇报，协调安排讲评半月工作，安排部署阶段性突击性重点工作，主要是局领导班子成员、局机关各科室、直属各单位主要负责人参加，必要时通知相关人员参加。
2、二类会议：局大型综合性全局性会议，根据工作需要召开，局长、党委书记出席，局分管领导主持，局领导班子成员、局系统副科以上干部或党员代表、职工代表参加，主要是动员部署、总结表彰某一方面的重要工作。由局秘书科组织实施，会前拟定方案。
3、三类会议：专题工作会议，主要是研究讨论、分析、总结、协调解决城市建设维护管理等具体工作和问题。局机关各科室召集的专业会议，由各科室自行组织。以局名义、局领导指定或局有关会议决定要召开的专题会，由局分管领导主持，相关科室负责人参加并组织实施，需局长出席的要事前及时请示报告，需要直属单位有关科室或市直有关部门等参加的，要及时通知，会后要及时将情况由主持会议人员向局长汇报。
局党委书记主持的党委会和局长主持的领导班子碰头会和行政工作例会，原则上会议地点设在局一楼会议室。二类和三类会议地点根据情况由局秘书科或有关科室协调安排通知。局领导班子成员碰头会
和局行政工作例会，逢周一交叉召开，时间固定在周一早8：45，会议时间、地点有变化时另行通知。
（二）各类会议的审批
一类会议的审批：①召开局党委会由党委书记提议，与局党委委员事前通气后召开；②召开局领导班子碰头会和行政工作例会由局长批准和主持，原则上单周召开领导班子碰头会，半月召开一次局行政工作例会，局长因故外出时由局长委托人主持。
二类会议的审批：由局长、各分管领导、秘书科根据工作需要提议，由秘书科拟定会议方案，经局长审批。
三类会议的审批：由局各分管领导或科室负责人提议，会议主办科室填报《会议呈报单》，交秘书科根据申请和局总体工作安排，提出会议安排的初步意见，并经分管领导审核后，报局主要领导审批，局秘书科备案。
（三）会务工作组织程序和职责分工
1、一类会议即局党委会议、局领导班子碰头会议、局行政工作例会统一由局秘书科负责会务筹办工作，秘书科会前收集征求协调局领导成员议题和意见，经局长审定后，列出会议议题，上会研究解决。会议通知、会场座次、会场会标、会议签到及会议材料的起草、印制、分发、会议记录由秘书科指定专人分工负责落实。
2、二类会议即大型综合性、全局性会议的会务工作依照有关规定要求以及市政府和局主要领导的指示，在局分管领导的指导下，专门成立的会务组织机构具体负责组织实施，有关科室予以协助。会议通知、会场座次、会场会标、会议签到及会议材料的起草、印制及会议材料分发由秘书科负责；会场卫生、服务工作、盆景花卉摆放、音响调试等由会务场地保障组负责。
3、三类会议即局专题工作会议的会务工作由主办科室负责，按程序办理，并负责会务承办，包括文字材料、会议通知、会场布置、签到、会务服务、会后会议纪要的起草下发等，局秘书科协助。
（四）其他需要明确的问题
1、会议议题
凡局以正式文件报市政府的请示、报告，局主要领导直接提议或局直接报送的汇报材料，需要提交市政府常务会议研究的，秘书科按规定程序运作，由议题相关科室提供相应数量的书面材料及电子版报秘书科收集，待有关领导审批汇总后，按工作规则办理。需要局一定会议研究解决的会议议题必须由相关科室研究讨论并报局分管领导审核后方可送达秘书科，如内容涉及其他相关部门，必须事先征求相关部门意见，如有异议应将不同意见注明，原则上不临时动议。
2、电视电话会议
上级召开的大型电视电话会议，综合性的电视电话会议由秘书科根据市上通知要求，负责联系安排落实与会人员；专业性电视电话会议由对口分管科室联系安排落实与会人员。参加会议人员要积极主动参加会议，并负责及时传达贯彻好会议精神。
3、各类会议纪要
局党委会议、局行政工作例会及综合性的会议纪要由局长、党委书记签发，秘书科负责起草印制、分发。专题会议纪要一般由主持会议的局领导审核签发，重要性专题会议，在印发纪要前，对议定的事项须报经局主要领导审定；具体承办科室负责专题会议纪要的撰写、拟稿、起草，秘书科负责编号、分发。
（五）控制会议数量和规模
大力精简会议。坚持务实、节俭、高效的原则，提倡少开会、开短会。可开可不开的会议，坚决不开；可归口召开的会议，合并召开；可由各业务科室或单位联合召开的会议，不以局名义召开。实行会议计划管理，从严控制以局名义召开的会议，严格执行会议审批制度。未列入计划的会议，一般不得召开，确需召开的，须报请局主要领导批准。已经发文部署的工作，一般不再召开会议部署。除局召开的全局性综合性重要会议外，不安排局主要领导出席会议；专题工作会议，只安排局主管领导出席，其他领导一般不陪会。各直属单位召开的一般性工作会议，局领导不出席。
（六）严肃会议纪律
为确保会议效果，严肃会议纪律，参加会议人员要做到“五不
准”：①不准接打电话，手机必须关闭或调至震动状态；②不准交头接耳；③不准随便走动；④不准迟到早退；⑤不准随意更换参会人员，确因故不能参加的，调换参会人员需提前请示并经局主要领导或分管领导批准后方可换人，会议签到必须填写实际参会人员的姓名。
严格会议请假制度。非上级会议、公务外出，一般不得请假。因故、因病等原因不能出席会议的，应提前向局主要领导或局分管领导请假，准假后方可不参加会议，并告知会议筹备人。未经批准缺席的，缺席者于会后一天内应向会议召集人书面说明情况，作出检查。
以上局机关办文、办事、办会工作程序和规范，请各单位、各科室，特别是局系统各级领导认真执行。
本通知规范事项各单位可参照执行，执行运行情况请及时报局，以便进一步修改完善。
第五篇：办文、办事、办会工作程序和规范
办文、办事、办会工作程序和规范
为进一步完善局系统工作机制，严格工作程序，转变工作作风，提高工作效率和服务水平，促进各项工作规范化、制度化运行，确保政令畅通和机关工作高效、协调运转，根据中省市相关规定，结合我局实际，现就进一步规范局机关办文、办事、办会工作程序通知如下：
一、办文程序和规范
（一）收文办理程序和规范
1、签收、登记、拟办。局机关公文处理一律由局秘书科统一负责。凡上级来文，属“三密”文件的，按保密规定办理；属平件的，由秘书科专职人员拆封、登记（登记内容包括来文单位、来文时间、原文件号、文件标题、来文份数、分送范围、初送拟办人）、编收文流水号，当日送秘书科科长提出拟办意见。
2、分办、传阅。秘书科科长签署拟办意见后，由专职文秘人员呈送局有关领导阅批。
3、承办。按照局领导的阅批意见，秘书科文秘人员及时送交相关科室承办落实,需直属单位办理的文件，由秘书科负责将局领导的批办意见一个工作日内转送承办单位办理。
4、催办、查办。公文处理需要批复、答复、报告结果的请示、督办件等，原则上一周内（特殊情况除外）办结。在公文承办过程中，监察室协助秘书科负责催办、查办工作，直至办结。对回复结果的函件，由承办科室及时向局有关领导报告，按时限要求反馈办理情况。文件办结后，承办科室要及时消号并将完整的往来办理件送还秘书科归档。
5、立卷、归档。公文办结后，由秘书科专职人员将办理过程中领导批示、会商及落实等能反映公文办理全过程的原始件妥善收集、保管整理，按文书归档标准要求立卷、归档。
6、来文办理的其他要求
（1）对于上级来文，由秘书科科长提出拟办意见，文秘人员分别将文件装入“批办件”文件夹、“批阅件”文件夹，涉密文件由秘书科专职人员分别装入文件夹，及时呈送领导阅批。
（2）传递公文按先阅办后阅知、先主办后协办的顺序进行。
（3）除分办人标注“另送”者外，一般应按顺序传递。如遇领导外出，可超顺序传递，领导回来后补签相关手续。
（4）紧急公文应随到随办，并视紧急程度，不得耽搁，如遇领导外出等特殊情况应由秘书科专职人员在第一时间报告秘书科科长，再由秘书科科长电话联系有关领导，并按领导指示督办落实。
（5）经局领导阅批，并有明确办理意见的办理件，归口有关单位、科室处理后，应及时将办结的公文送交秘书科文件专管人员，其他传阅件按照规定要求传阅完后由秘书科专职人员统一保管。
（6）对未经秘书科签收、登记的上级来文，原则上局领导、秘书科科长一
般不签署阅批、拟办意见。因特殊原因局领导已签署意见的，秘书科应及时补办签收、登记办理手续。
（7）对直属各单位、局机关各科室报送的上行文件，一律由秘书科采取归口办理制度。凡需向市委、市政府或市委办市政府办报送的报告、请示等公文，应先送交局秘书科登记，由秘书科分呈局领导阅示、报送签发，不得将文件资料直接报市级领导个人（市上领导有特
殊要求的除外），如遇特殊情况已直送市委、市政府并有市领导批示的公文，应及时将情况报告局主要领导，并告知局秘书科科长。
（8）对下列情况的公文秘书科不予受理，并由秘书科及时负责退回报送单位。退文时，秘书科要填写“退文单”并陈述理由，经秘书科长把关签字。不予受理的文件是：①公文内容与国家现行法律、法规及党和政府的方针政策不符的；②多头主送、越级上报的；③属于本部门、局直属单位和局机关科室职权范围可办理的；④需与相关部门（单位）协调而未经协调的；⑤反映问题模糊、请示的内容含混不清、行文不规范、文面不清、报文程序不符合要求的。⑥项目经费未列入计划、会议决议或领导批示的。⑦签署合同协议未经领导签字、乙方未签字盖章的。⑧其他不予受理的文件。退回的公文经相关基层单位和科室修改、完善后秘书科再予以办理。
（二）发文办理程序和规范
严格按照以局名义“起草—审核—报批—再核—签发—印制—报送—存档”的顺序，履行必要程序，规范办文流程。起草单位代拟文稿一律先送分管领导，再送局秘书科校订，一般不得直接送局主要领导同志阅批。
1.起草。公文主办科室（单位）根据工作需要或领导要求，确定公文种类，完成公文初稿。
2.审核。公文初稿由主办科室（单位）负责人审核同意后，报秘书科校核，公文内容由经办单位、科室负责校核；体例格式、主题词标引和文字表述由秘书科负责进一步规范；公文发送范围、等级、密级由经办单位提出，秘书科校核。校核时如发现不符合办文程序，内容有不妥之处的文件，应及时向拟稿单位、科室提出修改或处理意见。
3.报批。确需行文的，由公文主办科室（单位）根据秘书科意见进行修改完善，由专职管理人员登记填写发文审批单，依次呈报领导审核。
4.再核。公文主办科室根据领导意见需要做较大修改的，由公文主办科室先作修改完善，再将修改后的文稿、电子文本以及领导批示的文稿一并报秘书科再进行校核。凡属规范性文件，必须事先与市政
府法制办沟通。
5.签发。主办科室（单位）将样稿及修改审核的文件报送局秘书科，由秘书科报送有关领导复核后，最后由局长签发。
6.印制。公文的印制由秘书科负责监督，实行“谁呈报，谁印制”的原则。需要以局名义印发的公文，经过办文程序批准印发的，由呈报单位或科室承担印制任务。印制文件要严格按照秘书科提供的印制标准、份数进行，印制清样后要交秘书科审核，审核合格的由呈报科室付印。
7.盖章。以局名义发送的公文，一律加盖局印章，并经局长、党委书记同意签发。秘书科印章管理人员要对印制的公文与文稿检查校对无异后方可用印。
8.分发。按照领导批示意见，根据公文要求发纸介文件或电子文件。电子文件由局政务信息专管员负责制作、发布；纸介文件由公文主办部门（单位）按规定渠道和发放范围分发报送。
9.归档。凡以局名义产生的文件（含资料、领导讲话、工作报告、专项汇报等）都一律归档。各基层单位和机关各科室代局拟的文件连同底稿、附件等一律交秘书科负责存档，存档内容为：（1）领导批示原件；（2）文件签发单；（3）纸介公文2份；（4）word格式电子文本。
（三）注意事项
1.局属各单位、局机关各科室因工作需要或领导指示、会议决议等行文，要严格按照《国家行政机关公文处理办法》规定执行。局受理请示、报告类公文范围一般为：局直属各基层单位、科室、有关部门单位。越级报送或与本部门职能无关的，一般不予受理（局机关各科室不直接向本级行文，需请示报告事项，直接反馈面对面请示报告）。所有报送市委、市政府的公文，均应经局秘书科按公文处理程序办理，局直属各单位不能向市委、市政府直接报文或报告工作。
2.文种使用。请示必须一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其它机关的，应当用抄送形式。报告不得夹带请示事项，送阅件只作阅知处理。
3.公文撰写。请示、报告要文字精炼、表达清楚，实事求是。需要市政府或局答复的，要提出初步意见和建议。请示件的附注中一定要留有联系人的姓名、办公电话和手机号码，以便联系，协调解决。
凡邀请市政府领导出席的会议、活动的请示，要说明会议、活动的基本情况，并附有活动议程方案，且由专人负责联络协调。
4.行文格式。凡是上报市委（办）、政府（办）和局或需经市政府常务会议研究的材料要统一格式，一律用A4纸张打印，原则上以正式文件形式印制，左侧装订，每页26行（不含页码），每行28字，大标题采用2号方正小标宋简体，正文为3号国标仿宋字体，由部门（单位）负责人签发，必须加盖公章。公文要素齐全，表述准确，不得出现格式方面的错误。
5.协调会签。在职权范围内可以解决的不得行文请示；请示、报告事项涉及其它部门时，应当协商一致后会签上报，经协商意见仍不一致的，主办科室要将各方面意见一并报告分管领导和局长，由局领导审定，不能自作主张。
（四）从严控制发文数量，提高办文效率。
对法律、法规和规章已有明确规定的，一律不再发文；通过简报、便函、传真或电话、面商可以解决的，原则上不正式发文。
一般公文的拟稿，24小时内完成；重要公文的拟稿，3天之内完成，特殊情况按要求时限内完成。为了减少报送公文的人力、物力等资源浪费，降低成本，提高效率，能够通过城建网或政府内网传输的公文实行电子公文网上传输，不再印发纸质文件。凡上级要求提供数据信息的非正式材料，原则上以电子版或纸质形式传送，一般不挂文头、文号。
二、办事程序和规范
（一）局领导按照分工负责制履行职责，有职有权，职责分明，各负其责，勇于负责。局领导班子成员对分管工作中的重要情况或重大事项要按照有关规定及时向局长报告，并提出解决问题的方案和建议。局机关科室和单位实行分级管理，一级对一级负责。各单位各科室需市政府协调解决的问题，应报请局分管领导，经局分管领导审定，并报局长同意后再向市政府分管领导专题请示汇报；特别重大事项由局主要领导向市政府主要领导请示汇报。原则上不得越级汇报。
（二）向市上领导汇报工作要采取“预约制”。各科室及各单位领导需向市政府领导当面请示、汇报工作的，除报经局分管领导、主要领导同意或安排指派、市政府领导直接点名约见外，应先与市政府办公室取得联系，并告知具体事由，共同提出拟办意见，由市政府办公室与市政府领导约定地点及时间后，方可见面。各单位、各科室一般不得直接向市领导报告工作。
（三）市政府迎接上级的综合性、全局性的检查活动，由市政府办公室承办，我局协办的，局相关单位和科室要积极协助、配合。以局名义组织的各项具体活动，由各业务科室（单位）牵头负责拟定活动组织实施方案，经分管领导和主要领导同意后，按方案组织实施，并按方案分工，各负其责落实好相关文字材料、活动现场、会务组织、食宿保障等各环节的工作，局秘书科负责协调、督办落实。
（四）实行会议决议落实督办制。各单位、各科室必须坚决贯彻市委、市政府和局的决议、决定，对于市上和局的重要重大会议精神要立即转达和贯彻落实，凡是决议的事项必须无条件执行，并及时报送涉及本单位、本科室承担工作任务或落实会议精神情况的反馈信息。对于市政府和局里的工作部署及重大决策，局秘书科和监察室要积极认真负责地督办落实，按时发送督办单、通报落实情况。局定期对局领导、直属单位负责人、机关科室负责人参会情况予以通报。
（五）对于来机关办理具体事务的职工群众，各科室要积极接待、文明办公，能立即解决的必须立即解决，一时解决不了的要认真耐心解释，尽量让群众满意而归。凡没有正当理由拖延办理、贻误时机、伤害群众感情、造成一定影响的，要追究科室负责同志和经办人的责任。对群众来信来访，做到件件有着落。
（六）凡需以局名义出具证明、介绍信、通行证的，一律要有所在科室或单位出具的证明、介绍信，并经局主要领导同意，由秘书科酌情给予办理。
（七）凡需外出考察学习，无论是局领导、直属单位、机关科室，都必须提前报告，经过严格审批。事前要上报考察学习方案，方案包括：考察的目的、人数、时间、地点、线路、经费及交通工具等内容，经局主要领导审批后方可成行。外出前必须到局秘书科登记备案，同时要将配备的公车和司机移交秘书科车管干部管理。事中要及时报告考察学习的情况，事后向局写出书面考察报告。
（八）局领导要按照分工和工作需要，积极参加市上或市直部门组织召开的会议，会后要及时汇报、传达、落实会议精神。凡局长指定局领导班子成员或科室负责人参加的紧急会议，参加会议的局领导或科室负责人必须按时参加，会后要及时
传达汇报会议精神，并督促会议精神落实到位。
三、办会程序和规范
(一)会议类别
局实行行政工作例会、局领导班子成员碰头会、局党委会和局专题会议制度，并视情况召开全局性工作会议，动员部署工作。
为便于组织和管理，将局召开的会议按会议内容、出席人员分为三类。
1、一类会议：①局党委会，不定时召开，由党委书记主持，主要研究讨论“三重一大”等重要重大工作事项，作出全局性的重要决议，局党委成员参加，必要时召开扩大会，或相关人员列席参加；②局领导班子成员碰头会，每半月召开一次，由局长主持，主要研究分析部署综合性、阶段性重要工作，协调安排布置重要工作任务，主要是局领导班子成员参加，必要时按会议要求通知相关单位、科室负责人参加；③局行政工作例会，每半月召开一次，由局长或局长委托的副局长主持，主要是听取工作汇报，协调安排讲评半月工作，安排部署阶段性突击性重点工作，主要是局领导班子成员、局机关各科室、直属各单位主要负责人参加，必要时通知相关人员参加。
2、二类会议：局大型综合性全局性会议，根据工作需要召开，局长、党委书记出席，局分管领导主持，局领导班子成员、局系统副科以上干部或党员代表、职工代表参加，主要是动员部署、总结表彰某一方面的重要工作。由局秘书科组织实施，会前拟定方案。
3、三类会议：专题工作会议，主要是研究讨论、分析、总结、协调解决城市建设维护管理等具体工作和问题。局机关各科室召集的专业会议，由各科室自行组织。以局名义、局领导指定或局有关会议决定要召开的专题会，由局分管领导主持，相关科室负责人参加并组织实施，需局长出席的要事前及时请示报告，需要直属单位有关科室或市直有关部门等参加的，要及时通知，会后要及时将情况由主持会议人员向局长汇报。
局党委书记主持的党委会和局长主持的领导班子碰头会和行政工作例会，原则上会议地点设在局一楼会议室。二类和三类会议地点根据情况由局秘书科或有关科室协调安排通知。局领导班子成员碰头会和局行政工作例会，逢周一交叉召开，时间固定在周一早8：45，会议时间、地点有变化时另行通知。
（二）各类会议的审批
一类会议的审批：①召开局党委会由党委书记提议，与局党委委员事前通气后召开；
②召开局领导班子碰头会和行政工作例会由局长批准和主持，原则上单周召开领导班子碰头会，半月召开一次局行政工作例会，局长因故外出时由局长委托人主持。
二类会议的审批：由局长、各分管领导、秘书科根据工作需要提议，由秘书科拟定会议方案，经局长审批。
三类会议的审批：由局各分管领导或科室负责人提议，会议主办科室填报《会议呈报单》，交秘书科根据申请和局总体工作安排，提出会议安排的初步意见，并经分管领导审核后，报局主要领导审批，局秘书科备案。
（三）会务工作组织程序和职责分工
1、一类会议即局党委会议、局领导班子碰头会议、局行政工作例会统一由局秘书科负责会务筹办工作，秘书科会前收集征求协调局领导成员议题和意见，经局长审定后，列出会议议题，上会研究解决。会议通知、会场座次、会场会标、会议签到及会议材料的起草、印制、分发、会议记录由秘书科指定专人分工负责落实。
2、二类会议即大型综合性、全局性会议的会务工作依照有关规定
要求以及市政府和局主要领导的指示，在局分管领导的指导下，专门成立的会务组织机构具体负责组织实施，有关科室予以协助。会议通知、会场座次、会场会标、会议签到及会议材料的起草、印制及会议材料分发由秘书科负责；会场卫生、服务工作、盆景花卉摆放、音响调试等由会务场地保障组负责。
3、三类会议即局专题工作会议的会务工作由主办科室负责，按程序办理，并负责会务承办，包括文字材料、会议通知、会场布置、签到、会务服务、会后会议纪要的起草下发等，局秘书科协助。
（四）其他需要明确的问题
1、会议议题
凡局以正式文件报市政府的请示、报告，局主要领导直接提议或局直接报送的汇报材料，需要提交市政府常务会议研究的，秘书科按规定程序运作，由议题相关科室提供相应数量的书面材料及电子版报秘书科收集，待有关领导审批汇总后，按工作规则办理。需要局一定会议研究解决的会议议题必须由相关科室研究讨论并报局分管领导审核后方可送达秘书科，如内容涉及其他相关部门，必须事先征求相关部门意见，如有异议应将不同意见注明，原则上不临时动议。
2、电视电话会议
上级召开的大型电视电话会议，综合性的电视电话会议由秘书科根据市上通知要求，负责联系安排落实与会人员；专业性电视电话会议由对口分管科室联系安排落实与会人员。参加会议人员要积极主动参加会议，并负责及时传达贯彻好会议精神。
3、各类会议纪要
局党委会议、局行政工作例会及综合性的会议纪要由局长、党委书记签发，秘书科负责起草印制、分发。专题会议纪要一般由主持会议的局领导审核签发，重要性专题会议，在印发纪要前，对议定的事项须报经局主要领导审定；具体承办科室负责专题会议纪要的撰写、拟稿、起草，秘书科负责编号、分发。
（五）控制会议数量和规模
大力精简会议。坚持务实、节俭、高效的原则，提倡少开会、开
短会。可开可不开的会议，坚决不开；可归口召开的会议，合并召开；可由各业务科室或单位联合召开的会议，不以局名义召开。实行会议计划管理，从严控制以局名义召开的会议，严格执行会议审批制度。未列入计划的会议，一般不得召开，确需召开的，须报请局主要领导批准。已经发文部署的工作，一般不再召开会议部署。除局召开的全局性综合性重要会议外，不安排局主要领导出席会议；专题工作会议，只安排局主管领导出席，其他领导一般不陪会。各直属单位召开的一般性工作会议，局领导不出席。
（六）严肃会议纪律
为确保会议效果，严肃会议纪律，参加会议人员要做到“五不准”：①不准接打电话，手机必须关闭或调至震动状态；
②不准交头接耳；
③不准随便走动；④不准迟到早退；⑤不准随意更换参会人员，确因故不能参加的，调换参会人员需提前请示并经局主要领导或分管领导批准后方可换人，会议签到必须填写实际参会人员的姓名。
严格会议请假制度。非上级会议、公务外出，一般不得请假。因故、因病等原因不能出席会议的，应提前向局主要领导或局分管领导请假，准假后方可不参加会议，并告知会议筹备人。未经批准缺席的，缺席者于会后一天内应向会议召集人书面说明情况，作出检查。
以上局机关办文、办事、办会工作程序和规范，请各单位、各科室，特别是局系统各级领导认真执行。本通知规范事项各单位可参照执行，执行运行情况请及时报局，以便进一步修改完善。
二〇一〇年七月二十二日
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